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Consultas y trámites de la Entidad

Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones

Gestión Documental

La Entidad en desarrollo de lo establecido en Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” y la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos y sus demás normas reglamentarias, viene implementando dicha normatividad expedida por el Gobierno Nacional. Colpensiones presenta los siguientes instrumentos:

Plan Institucional de Archivos - PINAR.

Este Plan debe ser el resultado de un proceso dinámico al interior de la Entidad, que requiere de la cooperación, articulación y coordinación permanente entre los responsables de la gestión documental, tecnologías, planeación, jurídica y los productores de la información, permitiendo desarrollar la función archivística de la Entidad con el plan estratégico institucional y el plan de acción anual de la entidad. Es vital como soporte en los aspectos archivísticos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico.

Colpensiones publica el Plan Institucional de Archivos – PINAR vigencia 2018.

Programa de gestión documental - PGD

Este programa formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida o recibida por la Entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Colpensiones publica el Programa de Gestión Documental – PGD vigencia 2018.

Sistema Integrado de Conservación - SIC

Tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de la entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.

Colpensiones publica el Sistema Integrado de Conservación – SIC vigencia 2018.

Cuadro de Clasificación Documental - CCD

Cuadro de Clasificación Documental: El Cuadro de Clasificación Documental - CCD es el instrumento archivístico donde se identifica y se establecen las series que componen cada agrupación documental (Fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de Colpensiones.

Esta versión obedece al proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental Versión 2, la cual se encuentra en proceso de Convalidación con el Archivo General de la Nación

El Cuadro de Clasificación Documental - CCD versión 1 incluye las series documentales producidas por Colpensiones el cual fue aprobado por el Comité en el año 2014.

Consultar el Cuadro de Clasificación V1

El Cuadro de Clasificación Documental - CCD versión 2 obedece al proceso de actualización de la Tabla de Retención Documental – TRD, aprobado por Comité en el año 2018 y actualmente en proceso de convalidación ante el Archivo General de la Nación – AGN.

Consultar el Cuadro de Clasificación V2

Tablas de Retención Documental - CCD

La Tabla de Retención Documental - TRD ha sido desarrollada a partir del Cuadro de Clasificación Documental - CCD y siguiendo la estructura orgánico-funcional de la Administradora Colombiana de Pensiones y los procesos de su cadena de valor. 

Este instrumento archivístico cuenta con concepto favorable del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo según Acta No.01 de 2013. Actualmente, la Entidad adelanta el proceso de actualización de las TRD de conformidad con el fortalecimiento institucional del año 2017.

Nombre de la Tabla de Retención Documental Documento
Presidencia
- Control Disciplinario Interno
- Control Interno
- Ingenieria de Procesos
Vicepresidencia de Servicio al Ciudadano
- Gerencia Nacional de Atención al Afiliado
- Gerencia Nacional de Servicio al Ciudadano y SAC
- Gerencia Nacional Red Colpensiones y Canales Alternos RPM
- Gerencia Nacional de PQRS
Vicepresidencia Planeación y Riesgos
- Gerencia Nacional de Gestión de Riesgos
- Gerencia Nacional de Gestión Actuarial
Vicepresidencia Administrativa
- Gerencia Nacional Económica
- Gerencia Nacional Bienes y Servicios
- Gerencia Nacional de Gestión Contractual
- Gerencia Nacional Gestión Documental
Vicepresidencia Beneficios Económicos Periódicos
- Gerencia Nacional Administración de Incentivos
- Gerencia Nacional de Estudios de Sistemas Pensionales y BEPS
- Gerencia Nacional Gestión de Red BEPS
Vicepresidencia Comercial
- Gerencia Nacional de Gestión Comercial
- Gerencia Nacional de Investigación y Desarrollo
- Gerencia Nacional de Mercadeo
Vicepresidencia de Beneficios y Prestaciones
- Gerencia Nacional de Nómina
- Gerencia Nacional de Reconocimiento
Vicepresidencia de Talento Humano
- Gerencia Nacional Desarrollo del Talento Humano
- Gerencia Nacional Gestión del Talento Humano
Vicepresidencia Jurídica y Secretaria General
- Gerencia Nacional de Defensa Judicial
- Gerencia Nacional de Doctrina
Vicepresidencia Operaciones y Tecnologia
- Gerencia Nacional de Operaciones BEPS
- Gerencia Nacional de Operaciones RPM
- Gerencia Nacional de Gestión de Sistemas de Información
- Gerencia Nacional de Infraestructura Tecnologica
- Gerencia Nacional Proyecto Nuevo Sistema
Vicepresidencia Financiamiento e Inversiones
- Gerencia Nacional de Aportes y Recaudo
- Gerencia Nacional de Tesorería e Inversiones
- Gerencia Nacional de Ingresos y Egresos
- Gerencia Nacional de Cobro

Certificado de convalidación

El Archivo General de la Nación – AGN expidió la certificación con feche del 15 de julio de 2016 en la cual refiere que las Tablas de Retención Documental – TRD de COLPENSIONES cumplen con lo previsto en el Acuerdo 004 de 2013.

Consultar Certificado de Convalidación TRD - Archivo General de la Nación

Acto Administrativo de Adopción de las Tablas de Retención Documental

Nombre Descripción Documento
Resolución 0714 del 27 de octubre de 2016 Por la cual se Adoptan las Tablas de retención Documental (Versión 2) en la Administradora Colombiana de Pensiones – (Colpensiones) y se deroga la Resolución 274 de 2014
Resolución 000274 del 27 de junio de 2014 Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental en la Administradora Colombiana de Pensiones.
Resolución 000442 del 29 de septiembre de 2014 Modificación del Articulo 8, Resolución 000274 de 2014 Por la cual se Adoptan las tablas de Retención Documental en la Administradora Colombiana de Pensiones

Banco de terminología de series y subseries documentales

Instrumento archivístico que permite la recuperación y el acceso a la información mediante el lenguaje controlado y estructuras terminológicas que contribuyan a la normalización de las series, sub-series documentales de conformidad con las Tablas de Retención Documental de Colpensiones.

Ficha del Banco Terminológico Aprobado

Inventarios de Eliminación

 

Actualmente Colpensiones no ha realizado el proceso de eliminación de documentos de archivo.

Última modificación: 18/02/2020

Utilidades

Última fecha de actualización: Martes 7 de abril de 2020 03:25 pm
Miércoles, 08 de Abril de 2020
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