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Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones

Gestión Documental

El Sistema General de Pensiones a través del Régimen de Prima Media administrado por Colpensiones presenta el programa de Gestión Documental.

En cumplimiento de la Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública (Ley 1712 de 2014), Colpensiones pone a disposición de los ciudadanos el Programa de Gestión Documental de la entidad, las Tablas de Retención Documental y el cuadro de clasificación documental, las cuales se estarán actualizando permanentemente.

Programa de gestión documental

Es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de Colpensiones, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

Consultar el Programa de Gestion Documental

Banco de terminología de series y subseries documentales

Instrumento archivístico que permite la recuperación y el acceso a la información mediante el lenguaje controlado y estructuras terminológicas que contribuyan a la normalización de las series, sub-series documentales de conformidad con las Tablas de Retención Documental de Colpensiones.

Ficha del Banco Terminológico Aprobado

Cuadro de clasificación documental

El cuadro de clasificación documental es el instrumento archivístico donde se identifica y se establecen las series que componen cada agrupación documental (Fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de Colpensiones.

Consultar el cuadro de clasificación documental

Certificado de convalidación

Documento expedido por el comité evaluador de documentos, del Archivo General de la Nación, el cual ha realizado la evaluación de las tablas de retención documental de la Administradora Colombiana de Pensiones; dicho certificado fue expedido el día fecha 25 de julio de 2016.

Consultar Certificado de Convalidación TRD - Archivo General de la Nación

Tablas de retención documental

La tabla de retención documental ha sido desarrollada a partir del cuadro de clasificación documental y siguiendo la estructura orgánico-funcional de la Administradora Colombiana de Pensiones y los procesos de su cadena de valor.

Este instrumento archivístico cuenta con concepto positivo del Comité Evaluador de Documentos del AGN y certificación de convalidación de fecha 25 de julio de 2016, en ese sentido la Gerencia Nacional de Gestión Documental adelanta proceso de actualización en su versión dos durante la vigencia 2016 en sesión del Comité del Sistema Integrado de gestión de fecha 4 de agosto.

Consultar Certificado de Convalidación TRD - Archivo General de la Nación
Nombre de la Tabla de Retención Documental Documento
Presidencia
- Control Disciplinario Interno
- Control Interno
- Ingenieria de Procesos
Vicepresidencia de Servicio al Ciudadano
- Gerencia Nacional de Atención al Afiliado
- Gerencia Nacional de Servicio al Ciudadano y SAC
- Gerencia Nacional Red Colpensiones y Canales Alternos RPM
- Gerencia Nacional de PQRS
Vicepresidencia Planeación y Riesgos
- Gerencia Nacional de Gestión de Riesgos
- Gerencia Nacional de Gestión Actuarial
Vicepresidencia Administrativa
- Gerencia Nacional Económica
- Gerencia Nacional Bienes y Servicios
- Gerencia Nacional de Gestión Contractual
- Gerencia Nacional Gestión Documental
Vicepresidencia Beneficios Económicos Periódicos
- Gerencia Nacional Administración de Incentivos
- Gerencia Nacional de Estudios de Sistemas Pensionales y BEPS
- Gerencia Nacional Gestion de Red BEPS
Vicepresidencia Comercial
- Gerencia Nacional de Gestión Comercial
- Gerencia Nacional de Investigación y Desarrollo
- Gerencia Nacional de Mercadeo
Vicepresidencia de Beneficios y Prestaciones
- Gerencia Nacional de Nómina
- Gerencia Nacional de Reconocimiento
Vicepresidencia de Talento Humano
- Gerencia Nacional Desarrollo del Talento Humano
- Gerencia Nacional Gestión del Talento Humano
Vicepresidencia Jurídica y Secretaria General
- Gerencia Nacional de Defensa Judicial
- Gerencia Nacional de Doctrina
Vicepresidencia Operaciones y Tecnologia
- Gerencia Nacional de Operaciones BEPS
- Gerencia Nacional de Operaciones RPM
- Gerencia Nacional de Gestión de Sistemas de Información
- Gerencia Nacional de Infraestructura Tecnologica
- Gerencia Nacional Proyecto Nuevo Sistema
Vicepresidencia Financiamiento e Inversiones
- Gerencia Nacional de Aportes y Recaudo
- Gerencia Nacional de Tesorería e Inversiones
- Gerencia Nacional de Ingresos y Egresos
- Gerencia Nacional de Cobro

Acto Administrativo de Adopción de las Tablas de Retención Documental

Nombre Descripción Documento
Resolución 0714 del 27 de octubre de 2016 Por la cual se Adoptan las Tablas de retención Documental (Versión 2) en la Administradora Colombiana de Pensiones – (Colpensiones) y se deroga la Resolución 274 de 2014
Resolución 000274 del 27 de junio de 2014 Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental en la Administradora Colombiana de Pensiones.
Resolución 000442 del 29 de septiembre de 2014 Modificación del Articulo 8, Resolución 000274 de 2014 Por la cual se Adoptan las tablas de Retención Documental en la Administradora Colombiana de Pensiones
Última modificación: 05/04/2017

Utilidades

Última fecha de actualización: Miércoles 13 de diciembre de 2017 11:25 am
Viernes, 15 de Diciembre de 20171
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