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Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones

Política tratamiento de datos personales

Conozca la política de tratamiento de datos personales

Generalidades

La privacidad y seguridad sobre la información de los ciudadanos, afiliados, pensionados trabajadores, aportantes, y proveedores es muy importante para la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones. Por tal razón protegemos la integridad y confidencialidad de los datos personales, acorde con las leyes y regulaciones aplicables a nuestra entidad.

La Administradora Colombiana de Pensiones Colpensiones realiza la recopilación de datos personales con el propósito de llevar a cabo el desarrollo y ejecución de sus funciones, acorde con el Decreto 2011 de 2012, por el cual se determina y reglamenta la entrada en operación de la Administradora Colombiana de Pensiones –Colpensiones como la administradora del régimen de prima media con prestación definida.

Colpensiones tiene la obligación legal y social de cumplir con las medidas legales y de seguridad suficientes para proteger aquellos datos personales que haya recibido para cumplir con su objeto social.

Términos y definiciones

Para efectos de entendimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, es importante tener en cuenta las siguientes definiciones:

  1. AUTORIZACIÓN PARA BÚSQUEDA, CONSULTA, USO Y MANEJO DE INFORMACIÓN. El afiliado/ciudadano acepta y autoriza de manera expresa irrevocable a la ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES, incluyendo a terceros con quienes ésta tiene suscritos convenios con tal propósito, para la recolección y tratamiento de datos de carácter personal y reservado relacionados con la prestación, gestión, administración, personalización, actualización y mejora de los trámites, bienes y servicios de COLPENSIONES, así como la consulta, búsqueda, recolección y uso en cualquier tiempo en las centrales de riesgo y en aquellas entidades privadas y públicas que tengan información del afiliado/ciudadano para realizar los trámites que se refieran a las prestaciones, bienes y servicios de los diferentes componentes del sistema general de seguridad social administrados por COLPENSIONES.
  2. AUTORIZACIÓN VERIFICACIÓN Y USO DE INFORMACIÓN. El afiliado / ciudadano acepta y autoriza de manera expresa para que la ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES, directamente y/o a través de medios electrónicos, informáticos y telemáticos, realice la verificación y uso de la información suministrada por el afiliado / ciudadano en su documento de identidad y en los demás que aporte a COLPENSIONES, ante las entidades u organismos pertinentes.
  3. La información obtenida solo será usada para efectos propios de la ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES – COLPENSIONES. La autorización puede otorgarse mediante documento físico, electrónico, o en cualquier otro medio o formato que permita garantizar su posterior consulta de manera idónea mediante la cual se pueda concluir en forma inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
  4. AUTORIZACIÓN USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS. El afiliado / ciudadano acepta y autoriza de manera expresa para que la ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES, envíe notificaciones, estados de cuenta y demás comunicaciones, a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos (incluye correo electrónico, página web, mensajes móvil).
  5. BASES DE DATOS. Las bases de datos gestionadas por Colpensiones, serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.
  6. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. Para los fines legales pertinentes y para conocimiento de los titulares de los Datos Personales, el responsable del tratamiento de la información es la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, con NIT: 900.336.004-7, con su sede principal en la dirección Carrera 10 # 72-33 Piso 11 en la ciudad de Bogotá.
  7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES. La Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES dentro de su Política de Tratamiento Datos Personales, se compromete a dar un tratamiento veraz, completo y comprobable a la información suministrada por los ciudadanos, quedándole prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error. Los datos personales de todos nuestros ciudadanos se almacenarán en base de datos dentro de zonas seguras protegidos mediante dispositivos de hardware y software de seguridad, que garanticen su control y acceso. Los servidores en donde reposa la información se encuentran protegidos en lugar seguro, con todas las medidas físicas y lógicas para su resguardo. Sólo personal autorizado puede acceder a él. La información en tránsito por medios electrónicos, estará asegurada por medio de protocolos de cifrado, con el fin de garantizar su integridad y confidencialidad. La información que repose en archivos físicos, contará con la debida seguridad física y control de acceso.
  8. UTILIZACIÓN, TRANSFERENCIA Y SEGURIDAD LOS DATOS PERSONALES. COLPENSIONES se compromete a velar porque se cumplan todos los principios legales de protección en torno a la transferencia de sus datos personales. De igual forma, manifiesta su compromiso para que se respete en todo momento, por la Entidad y sus terceros, el cumplimiento de la presente política de privacidad de datos personales. COLPENSIONES garantiza el derecho al titular de los datos, a obtener información acerca de la existencia de sus datos personales en nuestros archivos y/o bases de datos, previa validación plena de su identidad. Por lo anterior, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea controlado, de tal forma que se asegure que el conocimiento de los datos personales es restringido a los titulares de dicha información y exclusivamente a los terceros autorizados. www.colpensiones.gov.co, Puntos de Atención COLPENSIONES – PAC, mediante la solicitud de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQRS), o a través del Chat en nuestro Portal (Servicio exclusivo para colombianos en el exterior)
  9. DEBERES Y DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS. Todo titular de datos tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  10. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA, ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE DATOS: Los titulares de los datos podrán realizar sus solicitudes o rectificación mediante los siguientes medios: A través de la página web de la entidad. COLPENSIONES restringe el acceso a la información personal de nuestros ciudadanos. Solamente empleados y contratistas, que por su naturaleza necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, los cuales están sujetos al cumplimiento de acuerdos de confidencialidad y protección de la información. En cualquier momento los ciudadanos podrán solicitarle a COLPENSIONES como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice , los rectifique, suprima o excluya de las base de datos, salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación del servicio de la Entidad. COLPENSIONES se compromete a tomar las medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado a los datos personales de sus ciudadanos.
  11. VIGENCIA DE LOS DATOS. La vigencia de las Bases de Datos de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, se realizará de forma indefinida, teniendo en cuenta su objeto social.

Responsable y encargado del tratamiento de los datos personales

Para los fines legales pertinentes y para conocimiento de los titulares de los Datos Personales, el responsable y encargado del tratamiento de la información es la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, con NIT: 900.336.004-7, con su sede principal en la dirección Carrera 10 # 72-33 Piso 11 en la ciudad de Bogotá. Call Center: Bogotá 57(1) 489 09 09- Medellín +57(4)- 283 60 90 Resto del País: 018000 41 0909.

Recolección de datos personales

Colpensiones, en calidad de encargado y responsable del tratamiento de datos, solicitará de los titulares de la información la correspondiente autorización, para ser incorporados en sus bases de datos y que sean necesarios para la adecuada prestación de sus servicios a través de cualquiera de los siguientes medios:

  • Oficinas y/o puntos de Atención
  • A través de Medios Electrónicos (Páginas Web).

Finalidad del tratamiento de datos

Los Datos Personales proporcionados por sus titulares serán utilizados para los siguientes fines:

  • La realización de todas las actividades para la Administración del Régimen de Prima Media con Prestación Definida (RPM), y Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) para el reconocimiento y pago de prestaciones económicas.
  • La realización de cualquier actividad complementaria necesaria para la prestación de los servicios de la entidad; reportes a entes de control, evaluación de la calidad del servicio, y en general, para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con clientes y usuarios.

Seguridad de la información de los datos personales

La Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones dentro de su Política de Tratamiento Datos Personales, se compromete a dar un manejo veraz, completo y comprobable a la información suministrada por sus ciudadanos, afiliados, pensionados trabajadores, aportantes, y proveedores. Quedándole prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.

Los datos personales se almacenarán en base de datos dentro de zonas seguras protegidos mediante dispositivos de hardware y software de seguridad. Los servidores en donde reposa la información se encuentra protegida físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado puede acceder a él.

La información en tránsito por medios electrónicos, estará asegurada por medio de protocolos de cifrado, con el fin de garantizar su integridad y confidencialidad. La información que repose en archivos físicos, contará con la debida seguridad física y control de acceso.

Utilización, transferencia y seguridad los datos personales

Colpensiones se compromete a velar porque se cumplan todos los principios legales de protección entorno a la transferencia de sus datos personales. De igual forma, manifiesta su compromiso para que se respete en todo momento, por la entidad y sus terceros, el cumplimiento de la presente política.

Colpensiones garantiza el derecho, al titular de los datos, a obtener información acerca de la existencia de sus datos personales en nuestros archivos y/o bases de datos, previa validación plena de su identidad.

Por lo anterior, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea controlado, de tal forma que se asegure que el conocimiento de los datos personales es restringido a los titulares de dicha información y exclusivamente a los terceros autorizados.

Colpensiones restringe el acceso a los datos personales de ciudadanos, afiliados, pensionados trabajadores, aportantes, y proveedores. Solamente los empleados y contratistas que necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, y están sujetos a las obligaciones contractuales de confidencialidad y pueden ser sancionados si no cumplen con estas obligaciones.

En cualquier momento los ciudadanos, afiliados, pensionados trabajadores, aportantes, y proveedores, podrán solicitarle a Colpensiones como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, suprima o excluya de las base de datos, salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación de los servicios de la entidad.

Colpensiones se compromete a tomar las medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado a los datos personales almacenados en sus bases de datos.

Deberes y derechos de los titulares de los datos

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, para tal efecto se podrán realizar sus solicitudes a través de la pagina web de la entidad www.Colpensiones.gov.co o en los Puntos de Atención Colpensiones – PAC, a través de los procesos definidos en la entidad como son – Corrección de Historia Laboral – Actualización de Datos del Afiliado – Actualización de Datos del Empleador (Personas Naturales)
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Vigencia

La presenta política de tratamiento de datos entrará en vigencia a partir de 31 de Julio de 2013, y la vigencia de las Bases de Datos estará acorde con términos previstos por la Ley.

Última modificación: 02/12/2020

Utilidades

Entidades operadoras de Libranza y Afiliación

Entidades operadoras

Contratación

Contratación

Seguimiento Corte Constitucional

Seguimiento Corte

Transparencia Información pública

Transparencia Información
Última fecha de actualización: Viernes 14 de mayo de 2021 05:54 pm
Martes, 18 de Mayo de 2021

Juan Manuel Villa, presidente de Colpensiones

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