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Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones

Acceda al Portal del Aportante

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Colpensiones presenta el nuevo Portal del Aportante

 

Este portal le permitirá a los empleadores y aportantes independientes acceder de manera gratuita y segura, a la información de Colpensiones frente a su organización. Esta aplicación le permitirá, entre otros servicios:

  • Contar con alta seguridad para su empresa ya que cuenta con un certificado digital gratuito el cual le ofrece a su empresa reserva y confidencialidad de la información, así como la seguridad en el acceso a la misma.
  • Generar el estado de cuenta y conocer de manera consolidada y detallada todas las obligaciones por cotizante.
  • Corregir inconsistencias en el reporte de pago.
  • Efectuar pagos de las deudas reales con Colpensiones por medio del canal de pagos PSE.
  • Obtener certificaciones de los pagos realizados a partir de octubre de 2012.
  • Realizar el cargue de medios magnéticos para completar el detalle de los pagos en la base de datos de recaudo.
  • Identificar los pagos efectuados por o a favor de empleados que registran inconsistencias con la afiliación en el Régimen de Prima Media.
  • Para las entidades públicas, realizar liquidaciones de cálculos actuariales públicos, cuotas partes pensionales y bonos pensionales.
  • Realizar simulaciones de cálculos actuariales privados
  • Podrá informar a través de formularios electrónicos disponibles en el detalle de la deuda real (diferencia en pago):
    • Trasladados
    • Pensionados
    • Fallecidos
    • Corrección de correlación
    • Trabajadores que figuran en su estado de cuenta, pero no han tenido ningún vínculo laboral
    • Correcciones de Ingreso Base de Cotización
    • Alto riesgo
    • Afiliado reportado con Novedades en la planilla, pero sin cotización efectuada.
    • Pagos efectuados por sentencia judicial
    • Posibles Multivinculados

Documentación necesaria para el enrolamiento

Antes de iniciar el registro tenga en cuenta:

  • El primer ingreso a esta plataforma lo tendrá que realizar el representante legal de la empresa, por una única vez.

Debe tener escaneado en formato PDF los siguientes documentos:

 

Para empresas privadas:

  • Cédula de ciudadanía del representante legal
  • RUT
  • Certificado de Cámara y Comercio
 

Para empresas públicas:

  • Cédula de ciudadanía del representante legal
  • RUT

Si su entidad no cuenta con certificado de existencia y representación legal deberá presentar cualquiera de los siguientes documentos dependiendo su naturaleza:

  • Documento o acta de posesión del representante legal de la entidad, entiéndase alcalde, gobernador, gerente de hospital, etc. Este documento puede ser remplazado o sustituido por resolución o acto administrativo que delega funciones de talento humano.
  • Para las entidades del orden nacional (ministerios, departamentos administrativos, etc.) se debe validar el acta de posesión del jefe de talento humano o la resolución de delegación de funciones.
  • Para las entidades del estado que han sido suprimidas, se debe incorporar o validar el decreto o el acto administrativo que asignó las funciones a la entidad que se encuentra activa, o la constitución del Patrimonio Autónomo de Remanentes y la entidad fiduciaria vocero del mismo, que son los entes encargados de realizar la normalización de aportes, por tanto se debe dar acceso a la información a través del Portal del Aportante.
 

Para aportantes independientes:

  • Cedula de ciudadanía
  • RUT

Tenga en cuenta que los archivos en formato PDF que se suban a la plataforma no pueden superar un tamaño de 10 MB.

Ingreso y registro

1. Ingrese al Portal del aportante

2. Este link lo llevará al portal del aportante, en la página tendrá estas opciones:

 

Para empresas ya registradas:

  • Usuario: en este campo el representante debe registrar el usuario que le llega por correo cifrado una vez se ha efectuado el registro exitosamente.
  • Contraseña: en este campo se registrará la contraseña enviada en el correo cifrado en el cual se da el usuario, de esta forma ingresa al portal.
  • Olvidó su contraseña?: este botón se utiliza cuando se necesita cambiar la contraseña actual; por seguridad se sugiere que la primera contraseña enviada por correo sea cambiada a través de esta opción.
 

Para empresas NO registradas:

Si no está registrada la empresa, el representante legal debe hacer clic en el botón de Registrarse, el portal le enviará o mostrará una página donde podrá iniciar el proceso de registro. En este proceso se harán unas preguntas de validación de identidad para continuar el registro. Además, en esta página podrá encontrar las siguientes ayudas:

  • Enrolamiento aportante: este video interactivo le muestra todos los pasos que debe realizar para su registro.
  • Instalación APP: en este video se explica cómo debe realizar el proceso de instalación del certificado digital y descargue de la aplicación “google authenticator” en su celular.
  • Uso del certificado digital: en este video se explica la manera cómo se utilizará el certificado digital.

3. Una vez termine el registro de manera exitosa recibirá un correo electrónico con el usuario y la contraseña y otro correo con el PIN del certificado digital.

4. Cuando reciba el correo del certificado digital, se debe activar el certificado; para eso haga clic en el enlace “activar certificado”.

5. En este enlace se digita el número del PIN remitido en el correo del certificado digital y de clic en Verificar

6. Registre el nombre, el correo y el teléfono del representante legal y de clic en el botón Registrar.

7. Ingrese por el celular a Play Store y descargue la aplicación gratuita “google authenticator”, una vez descargada capture la imagen de código de verificación que le muestra la página donde registro el certificado.

8. El celular mostrará un código que cambia cada minuto, este código se lo estará pidiendo el portal cada vez que vaya a realizar el registro de un funcionario, una corrección o retiro retroactivo o liquidación de pago.

9. El representante legal podrá autorizar a un (1) trabajador de su empresa quien será el usuario encargado de las tareas de depuración.

10. Ingrese al portal con el usuario y contraseña asignados y en el libro de Admin. Usuarios Funcionales el representan legal puede realizar el registro del funcionario que realizará las tareas de depuración: para este registro es necesario que tenga escaneada la cedula del funcionario y el RUT de la empresa.

11. Siga los pasos de registro; una vez finalizados le llegará al funcionario asignado un correo con el usuario y contraseña y otro con el PIN del certificado digital.

Finalice el registro e inicie el proceso de normalización de cartera de aportes ya sea por corrección o registro de información y pago de la deuda real.

Videotutoriales

En el siguiente video encontrará como realizar el proceso de registro en el Portal web del aportante; sin embargo, en la sección “Ayuda” del Portal podrá encontrar dos videos adicionales.

Preguntas Frecuentes:

 

¿Puedo crear otros usuarios?

Sí, el representante legal tendrá el privilegio de crear/autorizar por el momento una persona más, quien podrá ingresar con el usuario y contraseña asignada bajo la responsabilidad y autorización delegada.

 

¿En cuánto tiempo se reflejan en la historia laboral de un trabajador las novedades corregidas por el empleador a través del Portal aportante?

Dado los procesos de transferencia e imputación de pagos que debe aplicar internamente Colpensiones en cumplimiento de la normatividad vigente, las modificaciones efectuadas por el empleador a través del portal se podrán ver aplicadas en la deuda al mes siguiente en el cual se realice el registro de la novedad.

 

¿Debe un Representante Legal de diferentes empresas, hacer registro por cada una de ellas?

Sí, el registro es individualizado por empresa / NIT dada la política de privacidad, riesgo de la información y forma de pago.

 

¿Qué correcciones puedo realizar por el Portal del Aportante?

A través del libro “Corrección de inconsistencias en los pagos de aportes” se desplegarán dos opciones así: a. Aplicación de novedades de retroactivo a través de la cual se podrán registrar novedades uno a uno novedades de retiro y b. Corrección de inconsistencias de aportes a través del cual se podrán realizar correcciones a la información de los pagos de:

  • Tipo y número de documento del aportante.
  • Razón Social.
  • Ciclo de pago.
  • Correlacionar planillas de corrección.
  • Tipo y número de documento del cotizante.
  • Nombre del cotizante.

Verifique que el dato a ingresar sea el correcto y corresponda a su trabajador, dado que las correcciones se hacen por una sola vez frente al mismo concepto de corrección y por el mismo trabajador. Tenga en cuenta que Colpensiones puede realizar las revisiones internas y requerir las evidencias que considere en cualquier momento dada la facultad de fiscalización.

 

¿Puedo corregir periodos anteriores al año 1994 por el Portal del Aportante?

No, el Portal del Aportante está diseñado para el manejo de pago en la vigencia del Sistema de Autoliquidación establecido por la Ley 100 de 1993.

 

¿Cada cuánto se recomienda verificar si las correcciones o novedades registradas por el portal se aplican en mi estado de cuenta?

Es recomendable verificar los valores de la deuda de manera mensual para que mantenga actualizado su reporte y con el corte al cierre de mes. Esto garantiza que las historias laborales de los trabajadores también se mantengan actualizadas.

 

Una vez cargado el medio magnético ¿Cuánto tiempo se ve reflejado ese período en la historia laboral? cargado?

Este proceso de acreditación es recomendable verificarlo al siguiente mes de su validación, no obstante, no debe tardar más de 8 días hábiles en cargar, siempre que el archivo no tenga errores y sea rechazado (Mis transacciones); recuerde que Colpensiones no modifica la información suministrada por el empleador.

 

¿Cómo puedo activar flash para acceder al chat de soporte?

Consulte el instructivo para activar el chat de soporte

 

¿Qué tipo de archivo puedo cargar en el Portal del Aportante?

Los únicos archivos que se pueden cargar en el Portal del Aportante son los solicitados al momento del registro que son en PDF y estos no deben pesar más de 10 MG, el archivo de medios magnéticos faltantes (en el formato que decida el aportante)

 

¿Cuál es el procedimiento para desbloquear un usuario?

Para desbloquear un usuario creado por el administrador de la empresa que se haya inactivado por intentos fallidos, el usuario administrador debe ingresar al usuario que se inactivó. Activarlo dando clic en el botón actualizar usuario, y “Restaurar Contraseña” el cual reactivará el usuario remitiendo una nueva contraseña al correo autorizado.

En caso de que el usuario inactivado por intentos fallidos sea el administrador de la empresa, este podrá restaurar su clave a través de la opción “Olvido su contraseña”, que aparece cuando se va realizar el ingreso al portal.

 

En los casos en los que los documentos adjuntos (cédula de representante legal y RUT, Cámara y Comercio) sean ilegibles y/o incompletos, ¿cómo se le informará que la documentación está incompleta o errada?

Actualmente si los documentos no son legibles, están vencidos o no corresponden, se le informa al aportante a través de correo electrónico y posteriormente deben ser nuevamente cargados a través del portal.

 

En caso que se registre de manera errónea el usuario funcional ¿cómo se puede corregir la información de registro?

El Representante Legal debe corregirlo por la funcionalidad libro de administración de usuarios.

 

¿Qué proceso se deberá seguir en caso que no llegue el código PIN al correo electrónico o el código OTP al número celular?

Deberá reportarlo al chat de asesoría en línea ubicado en la pantalla principal del portal del aportante, donde se efectuará seguimiento a hallazgo y se le brindar asesoría.

 

¿Puedo cargar en el portal planillas de pago?

No. En esta primera fase el Portal del Aportante no acepta el cargue de planillas. Tenga en cuenta que los documentos que soportan las transacciones deben ser conservados y custodiados por el empleador ya que pueden ser solicitados por cualquier autoridad administrativa, por el trabajador o por el extrabajador.

Sin embargo, lo invitamos a que haga uso del portal de forma permanente pues Colpensiones estará realizando actualizaciones y mejoras al mismo pensando en la comodidad de gestión desde su oficina.

En caso de tener inquietudes en el proceso de registro, podrá hacer uso del chat Soporte en línea que se le ofrece el Portal del aportante en su página principal o podrá comunicarse con nuestra línea de atención Bogotá +57 (1) 4 890909, Medellín +57 (4) 2836 090 o Línea nacional: 018000 41 0909.

Renovación del certificado digital

El certificado digital que Colpensiones entrega para los años 2017 y 2018 de manera gratuita permite probar la identidad en internet del Representante legal que efectué el proceso de registro.

Dicho certificado es necesario para efectuar transacciones y/o correcciones dentro del portal del aportante y permite hacer un seguimiento de cada una de ellas, además de asegurar la autenticidad, integridad y confidencialidad de las mismas.

 

1. Que debe hacer el empleador para renovar el certificado.

Se debe adjuntar en formato PDF al siguiente correo electrónico: soporteportal@colpensionestransaccional.co,los siguientes documentos actualizados:

  • Solicitud formal firmada por el representante legal
  • RUT
  • Documento del representante legal
  • Cámara de comercio vigente (no mayor a 30 días) o (Acta de posesión o documento en remplazo de la cámara de comercio según razón social).

Si su entidad no cuenta con certificado de existencia y representación legal deberá presentar cualquiera de los siguientes documentos dependiendo su naturaleza:

  • Documento o acta de posesión del representante legal de la entidad, entiéndase alcalde, gobernador, gerente de hospital, etc. Este documento puede ser remplazado o sustituido por resolución o acto administrativo que delega funciones de talento humano.
 

2. Que hacer si el certificado es rechazado

En el correo electrónico que se remite, se le informa claramente la causal de rechazo, por tal razón cuando la documentación este acorde la podrá cargar directamente a través del portal del aportante.

 

3. Cuanto tiempo tardan en notificarme si el certificado fue o no aprobado:

Después de que los documentos solicitados sean cargados, recibirá una respuesta al correo electrónico registrado al inicio del proceso en máximo 3 días hábiles. En caso de que no reciba ninguna notificación deberá acudir al chat de soporte en línea, ubicado en la pantalla principal del portal web del aportante para validación especifica de su caso.

Última modificación: 20/11/2018

Utilidades

Última fecha de actualización: Viernes 7 de diciembre de 2018 10:57 am
Martes, 11 de Diciembre de 2018
Acerca de este Portal Nexura