La depuración de la deuda es una actividad que debe realizar el empleador dado que es quien cuenta con la información de los movimientos históricos de su nómina, las novedades mensuales que debieron registrarse, los pagos realizados, entre otros. Es preciso recordar lo que establece el Art 39 del decreto 1406 de 1999 compilado en el Decreto 1833 de 2016.

Por lo anterior, se recomienda realizar lo siguiente:

• Verificar que todos los trabajadores cuenten con el registro de afiliación o de traslado.
• Verificar que los datos de afiliación coincidan con los datos del pago (Tipo documento, número de documento y nombre.
• Verificar que los datos de pagos del aportante se encuentren bien registrados (Razón Social, Tipo de documento y Número de documento).
• Verificar la continuidad de pagos mensualmente.
• Verificar que los datos de ciclo se encuentran correctos y en caso que existan correcciones a pagos iniciales estos deben estar debidamente identificados.
• Verificar que se hayan registrado las novedades de retiro en el periodo en el cual se culminó la relación laboral o se haya presentado fallecimiento por parte del trabajador.
• Verificar que cada pago tenga su respectivo detalle, en caso de que haga falta validar medios magnéticos los puede registrar por la funcionalidad dispuesta para tal fin.
• Verificar que el pago se haya realizado de forma completa y por todos los trabajadores durante la vigencia de la relación laboral.
• Verificar, que los pagos de corrección tengan la respectiva identificación y estén relacionados con la identificación del pago del pago inicial.
• Verificar que los pagos se hayan realizado en la administradora correspondiente a la cual se encuentra afiliado el trabajador.
• Verificar si existen pagos realizados de manera extemporánea y a estos no se les pagó intereses de mora.

En general, el detalle de posibles inconsistencias lo puede encontrar en la consulta del Estado de Deuda que se realice a través del Portal del Aportante.

Es importante mencionar el artículo 39 del Decreto 1406 de 1999 compilado en el Decreto 1833 de 2016, que en su tenor literal indica:

“Deberes especiales del empleador. Las consecuencias derivadas de la no presentación de las declaraciones de autoliquidación de aportes o de errores u omisiones en ésta, que afecten el cubrimiento y operatividad del Sistema de Seguridad Integral o la prestación de los servicios que él contempla con respecto a uno o más de los afiliados, serán responsabilidad exclusiva del aportante.

En todo caso el empleador que tenga el carácter de aportante, deberá tener a disposición del trabajador que así lo solicite la copia de la declaración de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en que conste el respectivo pago, o el comprobante de pago respectivo en caso que este último se haya efectuado en forma separada a la declaración respectiva.

Igualmente, y de conformidad con las normas establecidas en el Código de Comercio sobre conservación de documentos, el aportante deberá conservar copia del archivo magnético contentivo de las autoliquidaciones de aportes presentadas.”

Dicho lo anterior, se resalta que es obligación del empleador el conservar los documentos soporte donde consten las autoliquidaciones de los pagos realizados por concepto de aportes a la Seguridad Social.

Recuerde que la deuda Presunta se origina por omisión en el pago de aportes pensionales por un trabajador afiliado a Colpensiones, errores en la información declarada o por omisión en el reporte de novedades de retiro que impiden establecer la terminación de la relación laboral y a través del Portal del Aportante podrá validar la información de los trabajadores por los cuales se está generando esta deuda, así como los ciclos y el valor de la misma.

Si la deuda está generada por un trabajador que ya no labora en la empresa y en el último pago no fue reportada la novedad de retiro, los podrán marcar esta novedad de manera retroactiva a través del Portal del Aportante. Es importante anotar que para la aplicación de dichas novedades se deben tener los soportes suficientes que garanticen la veracidad de esta marcación por cuanto la Administradora y los Entes de Control podrán solicitarlos posteriormente.

Para solucionar esta inconsistencia debe hacer uso del Portal Web del aportante.

Desde el año 1995 hasta el año 2007, año en que empezaron a funcionar los operadores de información del sistema PILA (p.ej. Mi planilla, SOI, Aportes en Línea, Simple, etc.), las empresas que realizaban la autoliquidación de sus aportes a pensión al Instituto de Seguros Sociales, debían hacerlo a través de planillas físicas y de archivos con el detalle de los trabajadores por los cuales se realizaba el pago de la cotización y debía presentarse en medio magnético (CD o diskette).

Cuando ese archivo a hoy es inexistente o presenta inconsistencias, se tipifica como un “Pago sin detalles”. En tales casos Colpensiones, a pesar de encontrar pagos, carece de la información para identificar y distribuir dichos aportes entre los trabajadores de la empresa y aplicarlos en sus historias laborales.

Para entregar este detalle a Colpensiones, las empresas deberán cargar a través del Portal del Aportante, los archivos con los detalles de las planillas de autoliquidación faltantes, de acuerdo con las instrucciones indicadas en el manual “tutorial de medios magnéticos” que encontrara en la sección Portal del Aportante.

En caso de confirmar que la deuda presunta registrada por alguno de sus trabajadores efectivamente corresponde a la ausencia de pago en dicho ciclo, el único mecanismo dispuesto por la Ley y por el Ministerio de Protección Social, para cancelar aportes pensionales generados por omisión de pago, es la planilla tipo N, razón por la cual el pago debe hacerlo a través de los operadores de información de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, PILA.

La deuda por diferencia en pago (antes deuda real) se calcula mediante la validación de los pagos realizados por los aportantes y con la información declarada por cada uno de sus trabajadores. Esta deuda se origina por pagos realizados de manera extemporánea en los que se omitió el pago de los correspondientes intereses de mora o el no pago del Fondo de Solidaridad Pensional o en general por pagos incompletos. Igualmente puede originarse por errores o inconsistencias en la liquidación.

El portal le permite normalizar esta situación, bien sea pagando, a través del mismo, los aportes que realizó de manera incompleta o corrigiendo las inconsistencias que originan dicha deuda

Según la Resolución 2082 de 2016 de la UGPP, la cartera o deuda real es aquella determinada en una liquidación o acto administrativo en firme proferida por las administradoras.

Cuando se está generando deuda presunta por omisión en pago por personas pensionadas en Colpensiones, la administradora aplica procesos de actualización en la base de datos de manera permanente, buscando así los ajustes necesarios a la información de deuda del empleador.

No obstante, con respecto a las personas pensionadas es importante que el empleador valide si la deuda corresponde a cotizaciones que él debe realizar para que el ciudadano alcance los requisitos de Ley para acceder a una pensión de vejez, o si la persona está identificada como cotizante exento de pago de aportes pensionales por requisitos cumplidos, pero se evidencia deuda por este ciudadano, el empleador deberá realizar el registro de depuración a través del portal aportante.

Igualmente, si aparecen deudas por trabajadores fallecidos, deberá verificar que la novedad de retiro se haya realizado en el mes y día en que se presenta el deceso en vigencia de la relación laboral.

Revise que la novedad de persona con requisitos cumplidos para pensión haya sido reportada en la planilla respectiva marcando Sub cotizante 1 Tipo 4, ya que esta marcación es obligatoria para que no se genere deuda.

Se debe solicitar copia a la Gerencia Nacional de Gestión Documental, con los datos indispensables mínimos de identificación del pago, fecha de pago y total de pago o copia del documento respectivo.

Conforme a lo establecido por el Ministerio de Salud y Protección Social, a partir de marzo de 2017 entra en vigencia el decreto 1990 de diciembre de 2016, y establece las fechas límite de pago de acuerdo a los dos últimos dígitos del NIT o documento de identificación.

Es la entidad que controla las obligaciones de los empleadores con el fin de disminuir el GAP y la brecha pensional de las personas cuando adquieran la edad mínima de pensión o para efectos de cumplimiento de requisitos en la ocurrencia de un siniestro derivado de una invalidez.

La facultad para que la UGPP establezca los estándares que las administradoras del Sistema de la Protección Social deben seguir para el cobro de la mora por los aportes a su cargo, fue otorgada por el parágrafo 1° del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, el cual refiere que “Las administradoras del Sistema de la Protección Social continuarán adelantando las acciones de cobro de la mora registrada de sus afiliados, para tal efecto las administradoras estarán obligadas a aplicar los estándares de procesos que fije la UGPP (…)”.

La Resolución 2082 de noviembre de 2016 de la UGPP establece las disposiciones sobre los estándares de cobro de aportes a la Seguridad Social Integral con lo cual se pretende implementar prácticas que propendan por el mejoramiento de la gestión de cobro y la optimización del recaudo de la cartera en mora.

Si fue notificado de Aviso de Incumplimiento y no realizó el pago de aportes o no declaro las novedades del caso que justifique ausencia del pago, Colpensiones deberá aplicar lo establecido en los estándares de acciones cobro que se determinan en la Resolución 2082 de 2016 y continuará con el proceso de cobro correspondiente.

La resolución 2082 de 2016, inició su vigencia a partir de julio 01 de 2017 conforme a lo establecido en la resolución 539 de marzo de 2017.

En caso de que usted incumpla con la fecha límite del pago de las obligaciones pensionales mensuales conforme a lo establecido en el Decreto 1990 de octubre de 2016, Colpensiones se encuentra en la obligación de notificarlo inicialmente un AVISO DE INCUMPLIMIENTO a fin de obtener su pago voluntario o la declaración de novedades omitidas.

El Portal Web del Aportante es una herramienta que Colpensiones dispone para su servicio, la cual permite la visualización del estado de cuenta (deuda presunta por diferencia en pago y por omisión en pago).

A través del Portal Web del Aportante, en el libro “Estado de Cuenta” el empleador tiene a su disposición el estado de cuenta consolidado y desagregado año por año y periodo, por lo tanto, no se debe solicitar por escrito debido a que se cuenta con la consulta permanente.

Una vez conozca del mismo, debe iniciar el proceso de depuración de la deuda por las funcionalidades que se disponen para tal fin tales como correcciones, validaciones de medios magnéticos, novedades de afiliación, entre otros.

Se recomienda realizar la consulta de manera frecuente a fin de confirmar la aplicación de los aportes.

Según lo establecido en la resolución 1608 de mayo de 2017, se tiene lo siguiente:

"El aportante deberá actualizar ante el operador de información a partir del mes de enero de 2018 toda la información reportada en el archivo tipo 1. El operador de información recordará permanentemente al aportante esta actualización y facilitará los mecanismos para la misma. Esta información deberá ser actualizada anualmente"

Para Colpensiones es muy importante que actualice los datos generales del aportante establecidos en el Anexo técnico de la Cartilla PILA. Los cuales puede consultar en este enlace.

En concepto 2011012824-00, la Superintendencia Financiera sostiene que “Dentro de la normatividad relacionada con el tema no hay disposición que establezca la obligación de expedir paz y salvos, es de resaltar que con la utilización de la planilla Integrada de autoliquidación de aportes (PILA), cuya finalidad es facilitar, unificar y registrar el pago de los aportes parafiscales, evitando la evasión y la elusión, el empleador cuenta con un medio adecuado para acreditar los pagos que realiza o ha realizado”.