Cálculo Actuarial empleador privado

El cálculo actuarial por omisión de empleador privado se realiza por solicitud del empleador o por orden judicial, en los casos en que se omitió la afiliación (o no se reportó novedad de vínculo laboral) del trabajador al Sistema General de Pensiones.

No comprende cotizaciones, ni intereses moratorios. La figura establecida para estos casos es el traslado de una reserva actuarial (que debió mantener el empleador durante el periodo de omisión), que cubrirá la pensión de vejez del trabajador.

La solicitud y realización de los cálculos actuariales por omisión del empleador privado no son producto de una obligación pendiente del empleador con Colpensiones (por no reportar la novedad de ingreso o vínculo laboral del trabajador a dicho régimen), sino que se trata de información entregada al empleador omiso para que tome la decisión, bien sea de pagarle a esta administradora de pensiones el cálculo actuarial, o de responsabilizarse por el pago y/o reconocimiento de la pensión del trabajador.

Por lo tanto, nunca se procede a un acuerdo de pago.

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Solicitud a través del portal del aportante (PWA)

Los empleadores podrán realizar la liquidación del respectivo cálculo actuarial por omisión de afiliación, diligenciando los dos formularios propios de Colpensiones (“conocimiento del cliente” y “contribuciones pensionales y liquidaciones financieras”) y adjuntando los siguientes documentos en formato PDF:

Para empresas privadas o jurídicas:

  • Documento de identidad del trabajador.
  • Fotocopia del contrato de trabajo. Si es contratación verbal: declaración juramentada por el trabajador y el empleador, en la cual se demuestre la vinculación laboral por los periodos indicados.
  • Fotocopia del RUT.
  • Fotocopia del documento de identidad del representante legal.
  • Certificado salarial para los periodos solicitados.
  • Declaración de renta del último año gravable disponible (si aplica).
  • Estados financieros certificados o dictaminados del último ejercicio o la última fecha de corte disponible.
  • Certificado de existencia y representación legal, expedido por Cámara de Comercio (no mayor a 3 meses) o documento que lo homologue.

Para empresas públicas:

  • Documento de identidad del trabajador.
  • Fotocopia del contrato de trabajo. En caso de ser contratación verbal, remitir declaración juramentada suscrita por el trabajador y el empleador, en la cual se demuestre la vinculación laboral por los periodos indicados.
  • Certificado salarial para los periodos solicitados.
  • Estados financieros certificados o dictaminados del último ejercicio o la última fecha de corte disponible.
  • Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por Cámara de Comercio (no mayor a 3 meses) o documento que lo homologue.

Para aportantes independientes o persona natural:

  • Documento de identidad del trabajador.
  • Fotocopia del contrato de trabajo. Si es contratación verbal: declaración juramentada por el trabajador y el empleador, en la cual se demuestre la vinculación laboral por los periodos indicados.
  • Estados financieros certificados o dictaminados del último ejercicio o la última fecha de corte disponible.
  • Constancias de ingresos del empleador (honorarios, laborales, certificado de ingresos y retenciones o documento que corresponda).
  • Constancias de otros ingresos del empleador.
  • Declaración de renta del último año gravable disponible (si aplica).
  • Certificado de Registro Único Tributario (RUT).

Solicitud en PAC

También puedes solicitar el cálculo actuarial, por intermedio de apoderado o tercero autorizado, en cualquier Punto de Atención Colpensiones (PAC), adjuntando los siguientes documentos:

  • Solicitud formal del empleador dirigida a Colpensiones. Debe contener el periodo por validar (desde y hasta cuándo), los salarios de los periodos por calcular y la identificación del afiliado.
  • Fotocopia del contrato de trabajo. En caso de ser contratación verbal, remitir declaración juramentada suscrita por el trabajador y el empleador, en la cual se demuestre la vinculación laboral por los periodos indicados.
  • Copia de la cédula de ciudadanía del empleado.
  • Certificado de existencia y representación legal del empleador (persona jurídica) expedido por la Cámara de Comercio, vigente por el periodo por el cual se solicita el cálculo actuarial.
  • RUT.
  • Copia de sentencias (si aplica).
  • Certificación salarial del ciclo por validar.
  • Formulario de información conocimiento del cliente (persona natural o persona jurídica, según corresponda).
  • En caso de tener apoderado, adjuntar poder suficiente para el trámite.
  • Formulario de contribuciones pensionales y liquidaciones financieras.
  • Acta de posesión del representante legal y de las personas autorizadas para realizar operaciones (para entidad estatal).
  • Declaración de renta del último año gravable disponible (si aplica).
  • Constancias de ingresos del empleador (honorarios, certificado de ingresos y retenciones o documento que corresponda).
  • Fotocopia del documento de identidad de los representantes autorizados.
  • Estados financieros certificados o dictaminados del último ejercicio o la última fecha de corte disponible.

Puedes descargar el formulario de contribuciones y liquidaciones pensionales o solicitarlo en cualquier Punto de Atención Colpensiones (PAC) del país.

Forma de pago

Si la solicitud se efectuó a través del Portal Web del Aportante, el pago podrá realizarlo a través del canal de pagos PSE o generar el comprobante de pago y pagar en cualquier sucursal del Banco de Bogotá.

Si el caso se radica a través de un PAC, Colpensiones remitirá a la dirección de correo electrónico registrada el comprobante de pago para que el empleador pague en cualquier sucursal de Banco de Bogotá dentro del plazo establecido.

Si no realizas el pago del cálculo actuarial antes de la fecha límite de pago (indicada en el comprobante de pago), deberás radicar una nueva solicitud a través del Portal Web del Aportante (PWA) o en uno de nuestros Puntos de Atención Colpensiones (PAC).

  • Ingresa al Portal Web del Aportante (PWA) y ubica la opción Pago Electrónico que se encuentra en la parte inferior izquierda.
  • En la ventana de Pago Electrónico debes llenar dos casillas: referencia de pago (14 dígitos del comprobante de pago) y número documento aportante (NIT sin dígito de verificación o número de identificación del empleador/aportante) para dar clic en “iniciar pago”.
  • Verifica que la información registrada sea correcta y procede a realizar el pago en línea por PSE, seleccionando la opción “pago electrónico”.
  • Diligencia el correo electrónico donde deseas recibir la confirmación del pago electrónico realizado y luego da clic en “aceptar”.
  • Se abrirá otra ventana para seleccionar banco y tipo de persona. Luego da clic en “realizar pago”.
  • En la siguiente ventana verifica la información de referencia y da clic en “pagar”. Se habilitará el enlace con la página de PSE (pagos seguros en línea).
  • Ingresa la información requerida para finalizar el proceso de pago en línea.

Un cálculo actuarial no procede cuando:

  • El trabajador se encuentra fallecido.
  • El trabajador se encuentra actualmente afiliado al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (AFP).
  • Cuando previamente el afiliado a Colpensiones ha solicitado indemnización sustitutiva de pensión.
  • Cuando existe un reconocimiento de pensión de invalidez.
  • Cuando ya tiene constituido un Título Pensional.