Política tratamiento de datos personales

Por medio de la presente política se establecen los lineamientos que garantizan el adecuado tratamiento, la debida protección de los datos personales que trata COLPENSIONES en sus procesos y el cumplimiento normativo en esta materia. En el presente documento además se regulan los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Así mismo, tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza COLPENSIONES, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental en el marco de lo establecido en la misma ley

Dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada.

Realizar un tratamiento adecuado de los datos personales, dando cumplimiento a los deberes como responsable y garantizando los derechos de los titulares de la información.

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de COLPENSIONES, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y es responsable de su administración y uso.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a:

Para efectos de entendimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, es importante tener en cuenta las siguientes definiciones:

1. AUTORIZACIÓN PARA BÚSQUEDA, CONSULTA, USO Y MANEJO DE INFORMACIÓN. El afiliado/ciudadano acepta y autoriza de manera expresa irrevocable a la ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES, incluyendo a terceros con quienes ésta tiene suscritos convenios con tal propósito, para la recolección y tratamiento de datos de carácter personal y reservado relacionados con la prestación, gestión, administración, personalización, actualización y mejora de los trámites, bienes y servicios de COLPENSIONES, así como la consulta, búsqueda, recolección y uso en cualquier tiempo en las centrales de riesgo y en aquellas entidades privadas y públicas que tengan información del afiliado/ciudadano para realizar los trámites que se refieran a las prestaciones, bienes y servicios de los diferentes componentes del sistema general de seguridad social administrados por COLPENSIONES.
2. AUTORIZACIÓN VERIFICACIÓN Y USO DE INFORMACIÓN. El afiliado / ciudadano acepta y autoriza de manera expresa para que la ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES, directamente y/o a través de medios electrónicos, informáticos y telemáticos, realice la verificación y uso de la información suministrada por el afiliado / ciudadano en su documento de identidad y en los demás que aporte a COLPENSIONES, ante las entidades u organismos pertinentes.
3. La información obtenida solo será usada para efectos propios de la ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES – COLPENSIONES. La autorización puede otorgarse mediante documento físico, electrónico, o en cualquier otro medio o formato que permita garantizar su posterior consulta de manera idónea mediante la cual se pueda concluir en forma inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
4. AUTORIZACIÓN USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS. El afiliado / ciudadano acepta y autoriza de manera expresa para que la ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES, envíe notificaciones, estados de cuenta y demás comunicaciones, a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos (incluye correo electrónico, página web, mensajes móvil).
5. BASES DE DATOS. Las bases de datos gestionadas por Colpensiones, serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.
6. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. Para los fines legales pertinentes y para conocimiento de los titulares de los Datos Personales, el responsable del tratamiento de la información es la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, con NIT: 900.336.004-7, con su sede principal en la dirección Carrera 10 # 72-33 Piso 11 en la ciudad de Bogotá.
7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES. La Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES dentro de su Política de Tratamiento Datos Personales, se compromete a dar un tratamiento veraz, completo y comprobable a la información suministrada por los ciudadanos, quedándole prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error. Los datos personales de todos nuestros ciudadanos se almacenarán en base de datos dentro de zonas seguras protegidos mediante dispositivos de hardware y software de seguridad, que garanticen su control y acceso. Los servidores en donde reposa la información se encuentran protegidos en lugar seguro, con todas las medidas físicas y lógicas para su resguardo. Sólo personal autorizado puede acceder a él. La información en tránsito por medios electrónicos, estará asegurada por medio de protocolos de cifrado, con el fin de garantizar su integridad y confidencialidad. La información que repose en archivos físicos, contará con la debida seguridad física y control de acceso.
8. UTILIZACIÓN, TRANSFERENCIA Y SEGURIDAD LOS DATOS PERSONALES. COLPENSIONES se compromete a velar porque se cumplan todos los principios legales de protección en torno a la transferencia de sus datos personales. De igual forma, manifiesta su compromiso para que se respete en todo momento, por la Entidad y sus terceros, el cumplimiento de la presente política de privacidad de datos personales. COLPENSIONES garantiza el derecho al titular de los datos, a obtener información acerca de la existencia de sus datos personales en nuestros archivos y/o bases de datos, previa validación plena de su identidad. Por lo anterior, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea controlado, de tal forma que se asegure que el conocimiento de los datos personales es restringido a los titulares de dicha información y exclusivamente a los terceros autorizados. www.colpensiones.gov.co, Puntos de Atención COLPENSIONES – PAC, mediante la solicitud de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQRS), o a través del Chat en nuestro Portal (Servicio exclusivo para colombianos en el exterior)
9. DEBERES Y DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS. Todo titular de datos tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
10. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA, ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE DATOS: Los titulares de los datos podrán realizar sus solicitudes o rectificación mediante los siguientes medios: A través de la página web de la entidad. COLPENSIONES restringe el acceso a la información personal de nuestros ciudadanos. Solamente empleados y contratistas, que por su naturaleza necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, los cuales están sujetos al cumplimiento de acuerdos de confidencialidad y protección de la información. En cualquier momento los ciudadanos podrán solicitarle a COLPENSIONES como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice , los rectifique, suprima o excluya de las base de datos, salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación del servicio de la Entidad. COLPENSIONES se compromete a tomar las medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado a los datos personales de sus ciudadanos.
11. VIGENCIA DE LOS DATOS. La vigencia de las Bases de Datos de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, se realizará de forma indefinida, teniendo en cuenta su objeto social.

Para los fines legales pertinentes y para conocimiento de los titulares de los Datos Personales, el responsable y encargado del tratamiento de la información es la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, con NIT: 900.336.004-7, con su sede principal en la dirección Carrera 10 # 72-33 Piso 11 en la ciudad de Bogotá. Call Center: Bogotá 57(1) 489 09 09- Medellín +57(4)- 283 60 90 Resto del País: 018000 41 0909.

Colpensiones, en calidad de encargado y responsable del tratamiento de datos, solicitará de los titulares de la información la correspondiente autorización, para ser incorporados en sus bases de datos y que sean necesarios para la adecuada prestación de sus servicios a través de cualquiera de los siguientes medios:

• Oficinas y/o puntos de Atención
• A través de Medios Electrónicos (Páginas Web).

Los Datos Personales proporcionados por sus titulares serán utilizados para los siguientes fines:

• La realización de todas las actividades para la Administración del Régimen de Prima Media con Prestación Definida (RPM), y Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) para el reconocimiento y pago de prestaciones económicas.
• La realización de cualquier actividad complementaria necesaria para la prestación de los servicios de la entidad; reportes a entes de control, evaluación de la calidad del servicio, y en general, para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con clientes y usuarios.

Los datos personales registrados en las bases de datos de COLPENSIONES son sometidos a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente.

La información de datos personales entregada a otras entidades con quien COLPENSIONES realiza convenios serán de responsabilidad directa estas entidades.

En cumplimiento de deberes legales, COLPENSIONES podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

a. Tratamiento de datos sensibles

COLPENSIONES solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento.

COLPENSIONES utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

En adición a lo anterior, COLPENSIONES cumple con las siguientes obligaciones:

1. 1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
2. 2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
3. 3. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

b. Tratamiento de datos de menores

COLPENSIONES solo trata datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con COLPENSIONES. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, COLPENSIONES exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.

COLPENSIONES y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Según el artículo 17 de la ley 1581 de 2012. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

Una vez las PQRS son radicadas por los medios establecidos, estas son analizadas y clasificadas por la Dirección de Administración de Solicitudes, quienes internamente dirigen las PQRS según corresponda a las áreas responsables de las base de datos de los titulares de la Entidad, con el fin de hacer efectivo el trámite y la atención a los derechos relacionados con la ley 1581 de 2012.

Para tal efecto, se podrán realizar sus solicitudes por medio de la sede electrónica COLPENSIONES, página web de la entidad www.COLPENSIONES.gov.co o en los Puntos de Atención COLPENSIONES – PAC, a través de los trámites definidos en la entidad.

Los titulares de los datos podrán realizar sus solicitudes o rectificación mediante los siguientes medios:

Canales de atención

Página web Sede electrónica www.COLPENSIONES.gov.co

Teléfonos Call Center: Bogotá 57(1) 489 09 09- Medellín +57(4)- 283 60 90 Resto del País: 018000 41 0909

Punto de atención RPM Y BEPS presencial /formulario físico Puntos de atención PAC

Super Cade

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, COLPENSIONES presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de solicitudes deberá suministrarse la siguiente información en los formularios definidos por COLPENSIONES:

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, COLPENSIONES informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

COLPENSIONES restringe el acceso a la información personal de nuestros ciudadanos. Solamente a los colaboradores que por su naturaleza necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, los cuales están sujetos al cumplimiento de acuerdos de confidencialidad y protección de la información. En cualquier momento los ciudadanos podrán solicitarle a COLPENSIONES como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, suprima o excluya de las bases de datos, salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación del servicio de la Entidad. COLPENSIONES se compromete a tomar medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, perdida, uso o acceso no autorizado a los datos personales de sus ciudadanos.

La Vicepresidencia de riesgos empresariales tendrá a su cargo la labor de desarrollo, implementación, y seguimiento a la presente política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas están obligados a reportar las Bases de Datos al igual que reportar cualquier incidente de datos personales. En los casos que se realice una actualización se publicará la nueva política en: www.COLPENSIONES.gov.co

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para COLPENSIONES sus servidores públicos, trabajadores oficiales, trabajadores en misión, contratistas, pasantes, judicantes y en general para cualquier tercero que sostenga vínculo contractual o jurídico con la Entidad que tenga acceso a información tratada por la misma.

La Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones dentro de su Política de Tratamiento Datos Personales, se compromete a dar un manejo veraz, completo y comprobable a la información suministrada por sus ciudadanos, afiliados, pensionados trabajadores, aportantes, y proveedores. Quedándole prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.

Los datos personales se almacenarán en base de datos dentro de zonas seguras protegidos mediante dispositivos de hardware y software de seguridad. Los servidores en donde reposa la información se encuentra protegida físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado puede acceder a él.

La información en tránsito por medios electrónicos, estará asegurada por medio de protocolos de cifrado, con el fin de garantizar su integridad y confidencialidad. La información que repose en archivos físicos, contará con la debida seguridad física y control de acceso.

Colpensiones se compromete a velar porque se cumplan todos los principios legales de protección entorno a la transferencia de sus datos personales. De igual forma, manifiesta su compromiso para que se respete en todo momento, por la entidad y sus terceros, el cumplimiento de la presente política.

Colpensiones garantiza el derecho, al titular de los datos, a obtener información acerca de la existencia de sus datos personales en nuestros archivos y/o bases de datos, previa validación plena de su identidad.

Por lo anterior, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea controlado, de tal forma que se asegure que el conocimiento de los datos personales es restringido a los titulares de dicha información y exclusivamente a los terceros autorizados.

Colpensiones restringe el acceso a los datos personales de ciudadanos, afiliados, pensionados trabajadores, aportantes, y proveedores. Solamente los empleados y contratistas que necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, y están sujetos a las obligaciones contractuales de confidencialidad y pueden ser sancionados si no cumplen con estas obligaciones.

En cualquier momento los ciudadanos, afiliados, pensionados trabajadores, aportantes, y proveedores, podrán solicitarle a Colpensiones como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, suprima o excluya de las base de datos, salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación de los servicios de la entidad.

Colpensiones se compromete a tomar las medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado a los datos personales almacenados en sus bases de datos.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, para tal efecto se podrán realizar sus solicitudes a través de la pagina web de la entidad www.Colpensiones.gov.co o en los Puntos de Atención Colpensiones – PAC, a través de los procesos definidos en la entidad como son – Corrección de Historia Laboral – Actualización de Datos del Afiliado – Actualización de Datos del Empleador (Personas Naturales)
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
• Ser informado por la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

La presenta política de tratamiento de datos entrará en vigencia a partir de 31 de Julio de 2013, y la vigencia de las Bases de Datos estará acorde con términos previstos por la Ley.