Normalización de deudas

¿Cómo debo empezar a depurar la deuda?

La depuración de la deuda es una actividad que debe realizar el empleador. Te recomendamos verificar que:

  • Todos los trabajadores tengan registro de afiliación o de traslado.
  • Los datos de afiliación coincidan con los datos del pago (tipo documento, número de documento y nombre).
  • Los datos de pagos del aportante estén bien registrados (razón social, tipo y número de documento).
  • Los pagos tengan continuidad mensual.
  • Los datos de ciclo sean correctos y, en caso de que existan correcciones a pagos iniciales, estén debidamente identificados.
  • El registro de las novedades de retiro esté en el periodo en el cual se culminó la relación laboral o se haya presentado fallecimiento por parte del trabajador.
  • Cada pago tenga su respectivo detalle. En caso de que haga falta validar medios magnéticos, los puedes registrar a través de la sección correspondiente.
  • El pago se haya realizado de forma completa y por todos los trabajadores durante la vigencia de la relación laboral.
  • Los pagos de corrección tengan la respectiva identificación y estén relacionados con la identificación del pago inicial.
  • Los pagos se hayan realizado en la administradora correspondiente a la cual se encuentra afiliado el trabajador.
  • Si hubo pagos extemporáneos, confirmar si se pagaron intereses de mora.

En general, el detalle de posibles inconsistencias lo puedes encontrar en la consulta del Estado de Deuda a través del Portal del Aportante.

¿Debo contar con los soportes físicos?

Sí. Es obligación del empleador conservar los documentos soporte donde consten las autoliquidaciones de los pagos realizados por concepto de aportes a la Seguridad Social.

¿Qué es la deuda presunta por omisión en pago?

La deuda presunta se origina por omisión en el pago de aportes pensionales por un trabajador afiliado a Colpensiones, errores en la información declarada o por omisión en el reporte de novedades de retiro que impiden establecer la terminación de la relación laboral.

A través del Portal del Aportantepodrás validar la información sobre el valor y los ciclos de los trabajadores por los cuales se está generando la deuda.

Retiros retroactivos

Si la deuda está generada por un trabajador que ya no labora en la empresa y en el último pago no fue reportada la novedad de retiro, podrás marcar esta novedad de manera retroactiva a través dell Portal del Aportante.

Para la aplicación de dichas novedades se deben tener los soportes suficientes que garanticen la veracidad. Colpensiones y los entes de control podrán solicitarlos en cualquier momento.

Medios magnéticos o pagos sin detalles:

Desde 1995 hasta 2007, año en que empezaron a funcionar los operadores de información del sistema PILA (ej.: Mi planilla, SOI, Aportes en Línea, Simple, etc.), las empresas realizaban la autoliquidación de sus aportes a pensión al Instituto de Seguros Sociales a través de planillas físicas y de archivos con el detalle de los trabajadores por los cuales se realizaba el pago de la cotización y debía presentarse en medio magnético (CD o diskette).

Cuando hoy ese archivo es inexistente o presenta inconsistencias, se tipifica como un “pago sin detalles”. En tales casos, Colpensiones, a pesar de encontrar pagos, carece de información suficiente para identificar y distribuir dichos aportes entre los trabajadores de la empresa y aplicarlos en sus historias laborales.

Para entregar este detalle a Colpensiones, las empresas deberán cargar a través del Portal del Aportante, los archivos con los detalles de las planillas de autoliquidación faltantes.

Pago:

En caso de confirmar que la deuda presunta corresponde a la ausencia de pago en dicho ciclo, el único mecanismo para pagar aportes pensionales generados por omisión de pago, es la planilla tipo N. Debes hacer el pago a través de los operadores de información de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

¿Qué es la deuda por diferencia en pago?

La deuda por diferencia en pago se calcula mediante la validación de los pagos realizados por los aportantes y con la información declarada por cada uno de sus trabajadores.

Esta deuda se origina por pagos extemporáneos en los que se omitió el pago de los correspondientes intereses de mora, por ausencia de pago del Fondo de Solidaridad Pensional o por pagos incompletos. También puede originarse por errores o inconsistencias en la liquidación.

El PWA te permite arreglarlo, bien sea pagando los aportes incompletos o corrigiendo las inconsistencias.

¿Qué es la cartera o deuda real?

Es aquella determinada en una liquidación o acto administrativo en firme, proferida por las administradoras.

¿Puedo enviar un listado para que Colpensiones retire a mis empleados?

Para las personas pensionadas es necesario que el empleador valide si la deuda corresponde a cotizaciones que él debe realizar para que el ciudadano alcance los requisitos de Ley para acceder a una pensión de vejez.

Si la persona está identificada como cotizante exento de pago de aportes pensionales por requisitos cumplidos, pero se evidencia deuda, el empleador debe realizar el registro de depuración a través del Portal Web del Aportante.

Igualmente, si aparecen deudas por trabajadores fallecidos, el empleador debe verificar que la novedad de retiro se haya realizado en el mes y día en que se presenta el deceso en vigencia de la relación laboral.

¿Qué debo hacer como empleador si Colpensiones me está cobrando el aporte a pensión por un trabajador que cumplió con los requisitos para recibir pensión?

Revisa que la novedad de la persona con requisitos cumplidos para pensión haya sido reportada en la planilla respectiva marcando Sub cotizante 1 Tipo 4. Esta marcación es obligatoria para que no se genere deuda.

Si necesito copia de las planillas de autoliquidación física con las que hice el pago, ¿cómo las solicito?

Se debe pedir copia a la Gerencia Nacional de Gestión Documental, con los datos indispensables mínimos de identificación del pago, fecha de pago y total de pago o copia del documento respectivo.

¿Con cuál decreto debo orientarme para hacer el pago oportuno de los aportes mensuales?

Conforme a lo establecido por el Ministerio de Salud y Protección Social, a partir de marzo de 2017 entra en vigencia el decreto 1990 de diciembre de 2016, y establece las fechas límite de pago de acuerdo a los dos últimos dígitos del NIT o documento de identificación.

¿Qué es la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP)?

Entidad que controla las obligaciones de los empleadores con el fin de disminuir la brecha pensional cuando la persona adquiere la edad mínima de pensión o para efectos de cumplimiento de requisitos si hay siniestro derivado de invalidez.

¿Cuál es la competencia de la UGPP para establecer los estándares de cobro de las administradoras?

La facultad para que la UGPP establezca los estándares que las administradoras del Sistema de la Protección Social deben seguir para el cobro de la mora por los aportes a su cargo, fue otorgada por el parágrafo 1° del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, el cual refiere que “Las administradoras del Sistema de la Protección Social continuarán adelantando las acciones de cobro de la mora registrada de sus afiliados, para tal efecto las administradoras estarán obligadas a aplicar los estándares de procesos que fije la UGPP (…)”.

¿Qué sucede si no he pagado los aportes y hago caso omiso al aviso de incumplimiento?

Si recibiste el aviso de incumplimiento y no realizaste el pago de aportes o no declaraste las novedades que justifiquen la ausencia del pago, Colpensiones procederá con las acciones de cobro que se determinan en la Resolución 2082 de 2016.

¿De qué trata la resolución 2082 de noviembre de 2016?

La Resolución 2082 de noviembre de 2016 de la UGPP establece las disposiciones sobre los estándares de cobro de aportes a la Seguridad Social Integral. Con ello se busca implementar prácticas para mejorar la gestión de cobro y optimizar el recaudo de la cartera en mora.

La resolución 2082 de 2016, inició su vigencia el 1 de julio de 2017, conforme a lo establecido en la resolución 539 de marzo de 2017.

¿Cómo me afecta, siendo empleador, la Resolución 2082 de 2016?

En caso de incumplir la fecha límite del pago de las obligaciones pensionales mensuales, conforme a lo establecido en el Decreto 1990 de octubre de 2016, Colpensiones se encuentra en la obligación de notificarlo inicialmente a través de un aviso de incumplimiento con el fin de obtener tu pago voluntario o la declaración de novedades.

¿Cómo solicito un estado de cuenta?

A través del Portal Web del Aportante (PWA) podrás ver el estado de cuenta consolidado y desagregado año por año y periodo (deuda presunta por diferencia en pago y por omisión en pago).

Una vez visto, el empleador debe iniciar el proceso de depuración de la deuda a través de la opción pertinente: correcciones, validaciones de medios magnéticos, novedades de afiliación, entre otros.

Te recomendamos consultar con frecuencia para confirmar el registro de tus aportes.

¿Por qué debo actualizar mis datos como aportante ante el operador de información?

Según lo establecido en la resolución 1608 de mayo de 2017:

"El aportante deberá actualizar ante el operador de información a partir del mes de enero de 2018 toda la información reportada en el archivo tipo 1. El operador de información recordará permanentemente al aportante esta actualización y facilitará los mecanismos para la misma. Esta información deberá ser actualizada anualmente" .

Para Colpensiones es muy importante que actualices los datos generales del aportante establecidos en el anexo técnico de la cartilla PILA. Los puedes consultar en este enlace.

¿Expiden certificados de paz y salvo?

No. La Superintendencia Financiera explica que “dentro de la normatividad relacionada con el tema no hay disposición que establezca la obligación de expedir paz y salvos. Es de resaltar que con la utilización de la Planilla Integrada de Autoliquidación de Aportes (PILA), cuya finalidad es facilitar, unificar y registrar el pago de los aportes parafiscales, evitando la evasión y la elusión, el empleador cuenta con un medio adecuado para acreditar los pagos que realiza o ha realizado” (concepto 2011012824-00).