Acceda al Portal del Aportante

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Accede al Portal del Aportante

Empleadores y aportantes independientes podrán acceder a la información de Colpensiones sobre su organización. El PWA te permitirá, entre otros servicios:

  • Confidencialidad y seguridad para tu empresa, ya que cuenta con un certificado digital gratuito con renovación anual.
  • Generar el estado de cuenta y conocer de manera consolidada y detallada las obligaciones por cotizante.
  • Corregir algunas inconsistencias en el reporte de pago.
  • Pagar deudas por diferencia en pago (deuda real) a través de PSE.
  • Obtener certificaciones de pagos realizados a partir de octubre de 2012.
  • Cargar medios magnéticos para completar el detalle de los pagos en la base de datos de recaudo.
  • Identificar los pagos efectuados por o a favor de empleados que registran inconsistencias con la afiliación en el Régimen de Prima Media.
  • Para las entidades públicas: realizar liquidaciones de cálculos actuariales públicos, cuotas partes pensionales y bonos pensionales.
  • Realizar simulaciones de cálculos actuariales privados.
  • Informar sobre posibles inconsistencias a través de formularios electrónicos disponibles en el detalle de la deuda por diferencia en pago (deuda real):
    • Pensionados
    • Fallecidos
    • Corrección de correlación y de ingreso base de cotización
    • Trabajadores que figuran en tu estado de cuenta, pero no han tenido ningún vínculo laboral.
    • Afiliado reportado con novedades en la planilla, pero sin cotización efectuada
    • Pagos efectuados por sentencia judicial
    • Posibles multivinculados
  • Solicitar la validación de las deudas de empresas absorbidas o fusionadas con el mismo usuario y contraseña de la entidad principal.
  • El primer registro a esta plataforma lo debe realizar el representante legal de la empresa con cédula de ciudadanía o de extranjería. Si el tipo de documento es diferente, deberá tramitar un poder autenticado y específico para el trámite de registro o de renovación de certificado digital.
  • Si se cambia de representante legal, la entidad deberá actualizar los datos y documentos a través de la plataforma. No requiere radicación de documentación en nuestros PAC.
  • El certificado digital gratuito tiene vigencia de 1 año.

Debe tener escaneado en formato PDF los siguientes documentos:


Para empresas privadas:

- RUT

- Cédula de ciudadanía del representante legal

- Certificado de Cámara y Comercio


Para empresas públicas:

- Cédula de ciudadanía del representante legal

- RUT

Si la entidad no cuenta con certificado de existencia y representación legal, deberás presentar los siguientes documentos, según aplique:

  • Documento o acta de posesión del representante legal de la entidad. Puede reemplazarse por resolución o acto administrativo.
  • Para las entidades del orden nacional (ministerios, departamentos administrativos, etc.): acta de posesión del jefe de talento humano o la resolución de delegación de funciones.
  • Para las entidades del Estado que han sido suprimidas: decreto o acto administrativo que asignó las funciones a la entidad que se encuentra activa, o la constitución del Patrimonio Autónomo de Remanentes y la entidad fiduciaria vocera, entes encargados de realizar la normalización de aportes..

Para aportantes independientes:

- Cédula de ciudadanía del representante legal

- RUT

Los archivos en formato PDF que se suban a la plataforma no pueden superar los 10 MB.

En la página tendrás estas opciones:

 

Para empresas ya registradas:

  • Usuario: en este campo el representante debe registrar el número de cedula del representante legal que efectuó el proceso de registro
  • Contraseña: en este campo se registrará la contraseña que el aportante género en el momento del registro.
  • ¿Olvidó su contraseña?: cuando necesites cambiar la contraseña actual.
 

Para empresas NO registradas:

Al hacer clic en el botón "Registrarse", el portal le guiará en el proceso de registro por primera vez. El ciudadano titular o el representante legal deberá cargar la documentación solicitada y asignar una clave de ingreso. En 48 horas recibirá en el correo electrónico registrado las credenciales para activar la firma digital.

Cada vez que desees efectuar un trámite o corrección dentro del Portal Web del Aportante (PWA) se le enviará un código de confirmación al correo electrónico registrado.

Recuerda que, para las empresas, el representante legal también podrá autorizar a (1) trabajador. Para ello, posterior al registro y activación de la firma digital, el representante legal debe ingresar al módulo “Usuarios funcionales” y diligenciar la información.

Recuerde que para las empresas, el representante legal también podrá autorizar a un (1) trabajador de su empresa quien será el usuario encargado de las tareas de depuración. Para ell, posterior al registro y activación de la firma digital ingrese al módulo denominado “Usuarios funcionales” y diligencie la información.

¿Puedo crear otros usuarios?

Sí, el representante legal puede autorizar el ingreso a una persona más.

 

¿En cuánto tiempo se reflejan en la historia laboral de un trabajador las novedades corregidas por el empleador a través del Portal Web del Aportante?

Las modificaciones efectuadas a través del PWA se verán aplicadas al mes siguiente del registro de la novedad.

 

¿Debe un representante legal de diferentes empresas hacer registro por cada una de ellas?

Sí, el registro es individualizado por empresa/NIT, dada la política de privacidad, riesgo de la información y forma de pago.

 

¿Qué correcciones puedo realizar en el Portal Web del Aportante?

A través del libro “Corrección de inconsistencias en los pagos de aportes” podrás:

  • Aplicar novedades.
  • Correlacionar planillas de corrección.
  • Corregir información de los pagos:
    • Tipo y número de documento del aportante y cotizante.
    • Nombre del cotizante.
    • Razón Social.
    • Ciclo de pago.
    • Nombre, tipo y número de documento del ciudadano reportado en la planilla.

Si el sticker digitado en el módulo de correcciones no se habilita para la corrección, deberás solicitarla en un PAC, especificando: dato errado, dato correcto, ciclo, referencia de pago y anexando copia legible de los siguientes documentos:

  • Solicitud del representante legal de la empresa o la autorización a un tercero debidamente autenticada en notaría.
  • Cédula de ciudadanía del representante legal y del tercero autorizado.
  • Certificado de Cámara y Comercio, no mayor a 3 meses de expedición y/o RUT.
  • Copia de planillas de pago (en los casos que se requiera).

Importante: verifica que el dato a ingresar sea correcto y corresponda al trabajador, ya que las correcciones se hacen una sola vez.

Colpensiones puede requerir evidencias en cualquier momento.

 

¿Puedo corregir periodos anteriores al año 1994 por el Portal Web del Aportante?

No. Debes solicitarlo en un PAC.

 

¿Cada cuánto se recomienda verificar si las correcciones o novedades registradas se aplican en mi estado de cuenta?

Te recomendamos verificar los valores de la deuda mensualmente para mantener actualizado tu reporte con el corte al cierre de mes. Esto garantiza que las historias laborales de los trabajadores también se mantengan actualizadas.

 

Una vez cargado el medio magnético ¿en cuánto tiempo se ve reflejado ese periodo en la historia laboral?

Este proceso de acreditación es recomendable verificarlo al siguiente mes.

 

Consulte el instructivo para activar el chat de soporte

 

¿Qué tipo de archivo puedo cargar en el Portal Web del Aportante?

Formato PDF con peso menor a 10MG. Los únicos archivos que se deben subir al PWA son los solicitados al momento del registro.

 

¿Cuál es el procedimiento para desbloquear un usuario que se ha inactivado por intentos fallidos?

El usuario administrador debe reactivarlo dando clic en el botón “actualizar usuario” y “restaurar contraseña” para recibir una nueva contraseña en el correo autorizado.

Si el usuario inactivo por intentos fallidos es el administrador de la empresa, podrá restaurar la clave a través de la opción “¿olvidó su contraseña?”, que aparece durante el ingreso al portal.

 

Si los documentos adjuntos (cédula de representante legal, RUT, certificado Cámara y Comercio) son ilegibles y/o incompletos, ¿cómo me lo informarán?

Le informaremos al aportante por correo electrónico. Los documentos deberán ser nuevamente cargados en el portal. No es necesaria la radicación física en PAC.

 

En caso de que se registre de manera errónea el usuario funcional, ¿cómo se puede corregir la información de registro?

El representante legal debe corregirlo a través de la función “libro de administración de usuarios”.

 


¿Puedo cargar planillas de pago en el Portal Web del Aportante?

No. En esta primera fase, el PWA no acepta el cargue de planillas.

Ten en cuenta que los documentos que soportan las transacciones deben ser conservados por el empleador, ya que pueden ser solicitados.