Gestión Documental

Gestión Documental

 

La Entidad en desarrollo de lo establecido en Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” y la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos y sus demás normas reglamentarias, viene implementando dicha normatividad expedida por el Gobierno Nacional. Colpensiones presenta los siguientes instrumentos:

Plan Institucional de Archivos - PINAR.

Este Plan debe ser el resultado de un proceso dinámico al interior de la Entidad, que requiere de la cooperación, articulación y coordinación permanente entre los responsables de la gestión documental, tecnologías, planeación, jurídica y los productores de la información, permitiendo desarrollar la función archivística de la Entidad con el plan estratégico institucional y el plan de acción anual de la entidad. Es vital como soporte en los aspectos archivísticos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico.

Colpensiones publica el Plan Institucional de Archivos – PINAR vigencia 2018 Colpensiones publica el Plan Institucional de Archivos – PINAR vigencia 2021 - 2023.

Programa de gestión documental - PGD

Este programa formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida o recibida por la Entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Colpensiones publica el Programa de Gestión Documental – PGD vigencia 2018 Colpensiones publica el Programa de Gestión Documental – PGD vigencia 2021 - 2024.

Sistema Integrado de Conservación - SIC

Tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de la entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.

Colpensiones publica el Sistema Integrado de Conservación – SIC vigencia 2018.

Cuadro de Clasificación Documental - CCD

Cuadro de Clasificación Documental: El Cuadro de Clasificación Documental - CCD es el instrumento archivístico donde se identifica y se establecen las series que componen cada agrupación documental (Fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de Colpensiones.

Esta versión obedece al proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental Versión 2, la cual se encuentra en proceso de Convalidación con el Archivo General de la Nación

El Cuadro de Clasificación Documental - CCD versión 1 incluye las series documentales producidas por Colpensiones el cual fue aprobado por el Comité en el año 2014.

Consultar el Cuadro de Clasificación V1

El Cuadro de Clasificación Documental - CCD versión 2 obedece al proceso de actualización de la Tabla de Retención Documental – TRD, aprobado por Comité en el año 2018 y actualmente en proceso de convalidación ante el Archivo General de la Nación – AGN.

Consultar el Cuadro de Clasificación V2

Tablas de Retención Documental - TRD

La Tabla de Retención Documental - TRD ha sido desarrollada a partir del Cuadro de Clasificación Documental - CCD y siguiendo la estructura orgánico-funcional de la Administradora Colombiana de Pensiones y los procesos de su cadena de valor. 

Tablas de Retención Documental - TRD V1

Este instrumento archivístico se actualizó en su versión 2, de conformidad con el fortalecimiento  institucional del año 2017 y fue convalidado en agosto de 2020 por el Archivo General de la Nación - AGN.

Nombre de la Tabla de Retención Documental Documento
Despacho del Presidencia  
Oficina de Relacionamiento y Comunicaciones  
Oficina de Control Interno  
Oficina de Control Disciplinario Interno  
Oficina Asesora de Asuntos Legales  
Vicepresidencia Comercial y de Servicio al Ciudadano  
Gerencia Comercial  
Dirección de Mercadeo  
Dirección de Comercialización y Acompañamiento Empresarial  
Gerencia de Servicio y Atención al Ciudadano  
Dirección de Atención y Servicio  
Dirección de Estandarización  
Dirección de Administración de Solicitudes y PQRS  
Vicepresidencia de Operaciones del Régimen de Prima Media  
Gerencia de Administración de la Información  
Dirección de Historia Laboral  
Dirección de Afiliaciones  
Gerencia de Financiamiento e Inversiones  
Dirección de Ingresos por Aportes  
Dirección de Contribuciones Pensionales y Egresos  
Dirección de Inversiones  
Dirección de Cartera  
Gerencia de Determinación de Derechos  
Dirección de Prestaciones Económicas  
Dirección de Medicina Laboral  
Dirección de Nómina de Pensionados  
Gerencia de Defensa Judicial  
Dirección de Procesos Judiciales  
Dirección de Acciones Constitucionales  
Vicepresidencia de Beneficios Económicos Periódicos  
Gerencia de Redes e Incentivos  
Gerencia de Administración de Cuentas Individuales  
Vicepresidencia de Planeación y Tecnologías de la Información  
Gerencia de Tecnologías de la Información  
Dirección de Relacionamiento TI con el Negocio  
Dirección de Infraestructura Tecnológica  
Dirección de Sistemas de Información  
Gerencia de Sistemas Integrados de Gestión  
Gerencia de Planeación Institucional  
Dirección de Prospectiva y Estudios  
Dirección de Planeación y Proyectos  
Vicepresidencia de Gestión Corporativa  
Gerencia de Talento Humano y Relaciones Laborales  
Dirección de Gestión del Talento Humano  
Dirección de Desarrollo del Talento Humano  
Gerencia Administrativa  
Dirección de Bienes y Servicios  
Dirección Financiera  
Dirección Documental  
Dirección de Tesorería  
Dirección Contractual  
Vicepresidencia de Seguridad y Riesgos Empresariales  
Gerencia de Riesgos y Seguridad de la Información  
Gerencia de Prevención del Fraude  

Certificado de convalidación

El Archivo General de la Nación – AGN expidió la certificación con feche del 15 de julio de 2016 en la cual refiere que las Tablas de Retención Documental – TRD de COLPENSIONES cumplen con lo previsto en el Acuerdo 004 de 2013.

Consultar Certificado de Convalidación TRD - Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación - AGN expidió la certificación de convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental - TRD V2 de Colpensiones con fecha del 6 de agosto de 2020.

Consultar Certificado de Convalidación TRD - Archivo General de la Nación V2

Certificado de inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSD

El Archivo General de la Nación – AGN expidió la certificación de inscripción en el Registro Único de Series Documentales bajo el número TRD-112, de conformidad con la convalidación de las Tablas de Retención Documental – TRD V1 de Colpensiones.  

Certificado de inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSD

El Archivo General de la Nación – AGN expidió la certificación de inscripción en el Registro Único de Series Documentales bajo el número TRD-254, de conformidad con la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD V2 de Colpensiones.

Certificado de inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSD V2

Acto Administrativo de Adopción de las Tablas de Retención Documental

Nombre Descripción Documento
Resolución 0714 del 27 de octubre de 2016 Por la cual se Adoptan las Tablas de retención Documental (Versión 2) en la Administradora Colombiana de Pensiones – (Colpensiones) y se deroga la Resolución 274 de 2014  
Resolución 000274 del 27 de junio de 2014 Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental en la Administradora Colombiana de Pensiones.  
Resolución 000442 del 29 de septiembre de 2014 Modificación del Articulo 8, Resolución 000274 de 2014 Por la cual se Adoptan las tablas de Retención Documental en la Administradora Colombiana de Pensiones  
Resolución 029 del 05 de noviembre de 2020 Por la cual se adopta la actualización de las Tablas de Retención Documental en la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones  

Banco de terminología de series y subseries documentales

Instrumento archivístico que permite la recuperación y el acceso a la información mediante el lenguaje controlado y estructuras terminológicas que contribuyan a la normalización de las series, sub-series documentales de conformidad con las Tablas de Retención Documental de Colpensiones.

Ficha del Banco Terminológico Aprobado

Inventarios de Eliminación

 

Actualmente Colpensiones se encuentra en la elaboración de las propuestas de los inventarios con objeto de eliminación, producto de la aplicación de la Tabla de retención documental, dando trámite a lo dispuesto por el Acuerdo 04 de 2019 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación - AGN - en su artículo 22. "Eliminación de documentos" y lo planeado en el Programa de Gestión Documental vigencia 2021-2024.

Sin inventarios publicados