Recomendaciones para empleadores en cuanto a normalización de deudas

La depuración de la deuda es una actividad que debe realizar el empleador dado que es quien cuenta con la información de los movimientos históricos de su nómina, las novedades mensuales que debieron registrarse, los pagos realizados, entre otros. Es preciso recordar lo que establece el Art 39 del decreto 1406 de 1999 compilado en el Decreto 1833 de 2016.

Por lo anterior, se recomienda realizar lo siguiente:

• Verificar que todos los trabajadores cuenten con el registro de afiliación o de traslado.
• Revisar que los datos de afiliación coincidan con los datos del pago (tipo documento, número de documento y nombre).
• Comprobar que los datos de pagos del aportante se encuentren bien registrados (razón social, tipo de documento y número de documento).
• Constatar la continuidad de pagos mensualmente.
• Verificar que los datos de ciclo se encuentran correctos y en caso de que existan correcciones a pagos iniciales estos deben estar debidamente identificados.
• Evidenciar que se hayan registrado las novedades de retiro en el periodo en el cual se culminó la relación laboral o se haya presentado fallecimiento por parte del trabajador.
• Examinar que cada pago tenga su respectivo detalle, en caso de que haga falta validar medios magnéticos los puede registrar por la funcionalidad dispuesta para tal fin.
• Revisar que el pago se haya realizado de forma completa y por todos los trabajadores durante la vigencia de la relación laboral.
• Cotejar que los pagos de corrección tengan la respectiva identificación y estén relacionados con la identificación del pago del pago inicial.
• Probar que los pagos se hayan realizado en la administradora correspondiente a la cual se encuentra afiliado el trabajador.
• Confirmar si existen pagos realizados de manera extemporánea y a estos no se les pagó intereses de mora.

Proceso de cobro de Colpensiones para empleadores:

1. Su empresa es notificada de un proceso de cobro.

2. Tiene 15 días para contestar la notificación de existencia de deuda presunta, esta notificación se envía al correo y se publica página web de Colpensiones, en el apartado de Judiciales.

3. Colpensiones emite Liquidación Certificada de Deuda (LCD) equivalente a un título ejecutivo. La LCD brinda información sobre la fecha de emisión, de ejecutoria y el concepto de la deuda.

4. Colpensiones inicia el proceso de cobro persuasivo junto con la Liquidación Certificada de Deuda.

5. Tiene 10 días para enviar un recurso de reposición realizando el pago o dando razón de la NO existencia de la deuda, acompañado de soportes probatorios.

6. En caso de demostrar una disminución significativa o la consolidación de la deuda, Colpensiones dará paso a medidas cautelares.

7. Colpensiones inicia la etapa del cobro coactivo.