Gestión Documental
La Entidad en desarrollo de lo establecido en Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” y la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos y sus demás normas reglamentarias, viene implementando dicha normatividad expedida por el Gobierno Nacional. Colpensiones presenta los siguientes instrumentos:
Este Plan debe ser el resultado de un proceso dinámico al interior de la Entidad, que requiere de la cooperación, articulación y coordinación permanente entre los responsables de la gestión documental, tecnologías, planeación, jurídica y los productores de la información, permitiendo desarrollar la función archivística de la Entidad con el plan estratégico institucional y el plan de acción anual de la entidad. Es vital como soporte en los aspectos archivísticos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico.
Colpensiones publica el Plan Institucional de Archivos – PINAR vigencia 2018 Colpensiones publica el Plan Institucional de Archivos – PINAR vigencia 2021 - 2023.
Este programa formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida o recibida por la Entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Colpensiones publica el Programa de Gestión Documental – PGD vigencia 2018 Colpensiones publica el Programa de Gestión Documental – PGD vigencia 2021 - 2023.
Tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de la entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.
Colpensiones publica el Sistema Integrado de Conservación – SIC vigencia 2018.
Cuadro de Clasificación Documental: El Cuadro de Clasificación Documental - CCD es el instrumento archivístico donde se identifica y se establecen las series que componen cada agrupación documental (Fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de Colpensiones.
Esta versión obedece al proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental Versión 2, la cual se encuentra en proceso de Convalidación con el Archivo General de la Nación
El Cuadro de Clasificación Documental - CCD versión 1 incluye las series documentales producidas por Colpensiones el cual fue aprobado por el Comité en el año 2014.Consultar el Cuadro de Clasificación V1
El Cuadro de Clasificación Documental - CCD versión 2 obedece al proceso de actualización de la Tabla de Retención Documental – TRD, aprobado por Comité en el año 2018 y actualmente en proceso de convalidación ante el Archivo General de la Nación – AGN.
Consultar el Cuadro de Clasificación V2
La Tabla de Retención Documental - TRD ha sido desarrollada a partir del Cuadro de Clasificación Documental - CCD y siguiendo la estructura orgánico-funcional de la Administradora Colombiana de Pensiones y los procesos de su cadena de valor.
Tablas de Retención Documental - TRD V1
Este instrumento archivístico se actualizó en su versión 2, de conformidad con el fortalecimiento institucional del año 2017 y fue convalidado en agosto de 2020 por el Archivo General de la Nación - AGN.
El Archivo General de la Nación – AGN expidió la certificación con feche del 15 de julio de 2016 en la cual refiere que las Tablas de Retención Documental – TRD de COLPENSIONES cumplen con lo previsto en el Acuerdo 004 de 2013.
Consultar Certificado de Convalidación TRD - Archivo General de la NaciónEl Archivo General de la Nación - AGN expidió la certificación de convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental - TRD V2 de Colpensiones con fecha del 6 de agosto de 2020.
Consultar Certificado de Convalidación TRD - Archivo General de la Nación V2
El Archivo General de la Nación – AGN expidió la certificación de inscripción en el Registro Único de Series Documentales bajo el número TRD-112, de conformidad con la convalidación de las Tablas de Retención Documental – TRD V1 de Colpensiones.
Certificado de inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSDEl Archivo General de la Nación – AGN expidió la certificación de inscripción en el Registro Único de Series Documentales bajo el número TRD-254, de conformidad con la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD V2 de Colpensiones.
Certificado de inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSD V2
Instrumento archivístico que permite la recuperación y el acceso a la información mediante el lenguaje controlado y estructuras terminológicas que contribuyan a la normalización de las series, sub-series documentales de conformidad con las Tablas de Retención Documental de Colpensiones.
Ficha del Banco Terminológico Aprobado
Instrumento archivístico que permite la recuperación y el acceso a la información mediante el lenguaje controlado y estructuras terminológicas que contribuyan a la normalización de las series, sub-series documentales de conformidad con las Tablas de Retención Documental de Colpensiones.
Ficha del Banco Terminológico Aprobado