Portal Web del Aportante
¿Cómo debo empezar a depurar la deuda?
La depuración de la deuda es una actividad que debe realizar el empleador dado que es quien cuenta con la información de los movimientos históricos de su nómina, las novedades mensuales que debieron registrarse, los pagos realizados, entre otros. Es preciso recordar lo que establece el Art 39 del decreto 1406 de 1999. Por lo anterior, se recomienda realizar lo siguiente: - Verificar que todos los trabajadores cuenten con el registro de afiliación o de traslado. - Verificar que los datos de afiliación coincidan con los datos del pago (Tipo documento, No. documento y nombre. - Verificar que los datos de pagos del aportante se encuentren bien registrados (Tipo documento, No. documento, razón social) - Verificar la continuidad de pago mensualmente - Verificar que los datos de ciclo se encuentran correctos y en caso que existan correcciones a pagos iniciales estos deben estar debidamente identificados. - Verificar que se hayan registrando las novedades de retiro en el periodo en el cual se culminó la relación laboral o se haya presentado fallecimiento por parte del trabajador - Verificar que cada pago tenga su respectivo detalle, en caso que haga falta validar medios magnéticos los puede registrar por la funcionalidad dispuesta para tal fin. - Verificar que el pago se haya realizado de forma completa y por todos los trabajadores durante la vigencia de la relación laboral - Verificar que los pagos de corrección tenga la respectiva identificación y estén relacionados con el stciker del pago inicial. - Verificar que los pagos se hayan realizado en la administradora correspondiente a la cual se encuentra afiliado el trabajador. - Verificar si existen pagos realizados de manera extemporánea En general, el detalle de posibles inconsistencias lo puede encontrar en la consulta del Estado de Deuda que se realice a través del Portal del Aportante.
Última modificación 27-11-2017
¿Cómo hago un retiro retroactivo de una persona por el portal?
Debe ingresar al libro “Corrección de inconsistencias” en los pagos de aportes en la opción “corrección uno a uno”, allí se debe seleccionar el periodo (mes y año) de consulta de sticker, luego deberá seleccionar el número del sticker sobre el cual desea realizar la declaración retroactiva de la novedad de retiro. Se recuerda que esta fecha deberá corresponder a la fecha en la que cesó realmente el vínculo laboral del empleador con el trabajador; seleccionar la cédula de ciudadanía de la persona a la que se reportará el retiro retroactivo, y dar enviar. La opción “Corrección masivo” permite el cargue de información de forma masiva siempre y cuando el archivo se diseñe conforme a las especificaciones técnicas indicada en el link “Ver formato de cargue”.
Última modificación 27-11-2017
¿Cómo marcar la novedad de traslado de régimen?
El traslado de régimen no se corrige en el Portal del Aportante, por cuanto se debe validar con las AFP la fecha efectiva del traslado. Colpensiones me está cobrando el aporte a pensión por un trabajador que cumplió con los requisitos para acceder al beneficio y conforme a la Ley el empleador solo debe pagar salud hasta que le reconozcan su pensión. Revise que la novedad de persona con requisitos cumplidos para pensión haya sido reportada en la planilla respectiva marcando Sub cotizante 1 Tipo 4, ya que esta marcación es obligatoria para que no se genere deuda.
Última modificación 27-11-2017
¿Cómo puedo registrarme en el portal aportante?
1. ingrese a www.colpensiones.gov.co y haga clic sobre la imagen EMPLEADOR y una vez ingrese haga clic sobre la imagen PORTAL DEL APORTANTE. 2. Este lo llevará al portal del aportante 3. Si no está registrada la empresa, el representante Legal debe hacer clic en el botón de Nuevo Usuario, el portal le mostrará una página donde podrá iniciar el proceso de registro. Siga todos los pasos. 4. Una vez termine el registro de manera exitosa recibirá un correo electrónico con el usuario y la contraseña y otro correo con el PIN del Certificado Digital. 5. Cuando se recibe el correo del Certificado digital, se debe activar el certificado para tal fin haga clic en el enlace “activar certificado”. 6. En este enlace se digita el numero del PIN remitido en el correo del Certificado digital y da clic en Verificar 7. Registra el nombre, el correo y el teléfono del representante legal y se da clic en el botón registrar. 8. Ingresar por el celular a Play Store y descargar la aplicación gratuita google authenticator, una vez descargada capture la imagen de código de verificación que le muestra la página donde registro el certificado. 9. El celular mostrara un código que cambia cada minuto, este código se lo estará pidiendo el portal cada vez que vaya a realizar el registro de un funcionario, una corrección o retiro retroactivo o liquidación de pago. 10. El Representante Legal podrá autorizar a un (1) trabajador de su empresa quien será el usuario encargado de las tareas de depuración. 11. Ingrese al portal con el usuario y contraseña asignados y en el libro de Admin. Usuarios Funcionales el Representante Legal puede realizar el registro del funcionario que realizara las tareas de depuración, para este registro es necesario que tenga escaneada la cédula del funcionario y el Rut de la empresa. 12. Siga los pasos de registro, los cuales una vez finalizados le llegara al funcionario asignado un correo con el usuario y contraseña y otro con el PIN del Certificado Digital. 13. Finaliza el registro y puede iniciar el proceso de depuración y pago. Es necesario actualizar los datos del empleador por el portal aportante. Para Colpensiones es muy importante tener los datos de ubicación de los empleadores debidamente actualizados, ello permite comunicar información que sea de interés de forma permanente razón por la cual lo invitamos a realizar la actualización cuando se tenga alguna novedad de cambio de ubicación y/o contacto.
Última modificación 27-11-2017
¿Cómo solicito un estado de cuenta?
La versión actual del portal aportante permite la generación del estado de cuenta (deuda real y deuda presunta), a través del portal en el libro “Estado de Cuenta” el empleador tiene el estado de cuenta consolidado y desagregado año por año, por lo tanto NO se debe solicitar por escrito.
Última modificación 27-11-2017
¿Cuál es el procedimiento para acceder por primera vez al portal?
El Representante Legal debe dar click sobre el ícono denominado “Usuario Desk”, luego debe continuar con el proceso, que incluye preguntas de actualización de datos del empleador, así como unas preguntas de temas personales y el cargue en PDF de la cédula de ciudadanía del Representante Legal, RUT y la Cámara de Comercio con vigencia no superior a tres meses.
Última modificación 27-11-2017
¿Cuál es el procedimiento para desbloquear un usuario?
Para desbloquear un usuario creado por el administrador de la empresa que se haya inactivado por intentos fallidos, el usuario administrador debe ingresar al usuario que se inactivo, activarlo dando clic en el botón actualizar usuario, y “Restaurar Contraseña” el cual reactivará el usuario remitiendo una nueva contraseña al correo autorizado. En caso de que el usuario inactivado por intentos fallidos, sea el administrador de la empresa, este podrá restaurar su clave a través de la opción “DESBLOQUEO Y RESTAURACIÓN DE CONTRASEÑA”, que aparece cuando se va realizar el ingreso al portal.
Última modificación 27-11-2017
¿Cuál es el usuario y contraseña que me corresponde?
El usuario y contraseña corresponde al correo enviado desde el correo de recaudo@colpensionestransaccional.gov.co y este correo es enviado uno al representante legal y otro al trabajador perteneciente es decir a quien el Representante Legal autorizó para hacer las correcciones. Recuerde que el manejo de usuarios y contraseñas es de responsabilidad del aportante.
Última modificación 27-11-2017
¿Cuales son los pasos que requiere un empleador para enrolarse actualmente en el Portal del Aportante?
Antes de iniciar el registro tenga en cuenta: • El primer ingreso a esta plataforma lo tendrá que realizar el representante legal de la empresa, por una única vez. • Antes de iniciar el registro debe tener escaneado en PDF los siguientes documentos: Para empresas Privadas: • Cedula de ciudadanía del Representante Legal • RUT • Certificado de Cámara y Comercio Para entidades Públicas: • Cedula de ciudadanía del Representante Legal • RUT • Si su entidad no cuenta con Certificado de Cámara y Comercio deberá presentar cualquiera de los siguientes documentos dependiendo su naturaleza • Documento probatorio o acta de posesión del Representante Legal de la entidad, entiéndase alcalde, gobernador, gerente de Hospital, etc. • Para las entidades del orden Nacional (ministerios, departamentos administrativos, etc.) se debe validar el acta de posesión de jefe de talento humano o la resolución de delegación de funciones. • Para las entidades del estado que han sido suprimidas, fusionadas o liquidadas, se validará el documento remitido que asignó las funciones a la entidad que se encuentra activa. Tenga en cuenta que los archivos que se suban a la plataforma no pueden superar un tamaño de 10 MB.
Última modificación 27-11-2017
¿Cuánto tiempo toma el cargue de un retiro retroactivo?
Dado los procesos de transferencia e imputación de pagos que debe aplicar internamente Colpensiones en cumplimiento de la normatividad vigente, las modificaciones efectuadas a través del Portal del Aportante es procedente verificar su aplicación a partir del mes siguiente del registro de la novedad al cual haya realizado el registro de la corrección.
Última modificación 27-11-2017
¿Cuántos usuarios pueden tener acceso al Portal del Aportante?
La empresa cuenta con un usuario administrador y un usuario creado por el Representante Legal, es decir 2 usuarios.
Última modificación 27-11-2017
¿Debe un Representante Legal de diferentes empresas, hacer registro por cada una de ellas?
Sí, el registro es individualizado por empresa / NIT dada la política de privacidad , riesgo de la información y forma de pago.
Última modificación 27-11-2017
¿Después de hacer las correcciones en el portal debo radicar soportes en los puntos de atención?
Colpensiones no exige radicación de documentos. El empleador es el responsable de la custodia de la documentación relacionada con los pagos y/o correcciones, por ser el responsable ante las autoridades competentes y ante el trabajador de la información declarada a esta administradora. (Art. 39 Decreto 1406 de 1999) Es importante que tenga en cuenta que Colpensiones puede realizar visitas de fiscalización y exigir que se presenten los documentos soporte en físico como evidencia de dicha declaración.
Última modificación 27-11-2017
¿En que tiempo se refleja en la historia laboral de un trabajador las novedades corregidas por el empleador a través del Portal aportante?
Dado los procesos de transferencia e imputación de pagos que debe aplicar internamente Colpensiones en cumplimiento de la normatividad vigente, las modificaciones efectuadas por el empleador a través del portal se podrán ver aplicadas en la deuda al mes siguiente en el cual se realice el registro de la novedad.
Última modificación 27-11-2017
¿Puedo cargar en el portal planillas de pago?
No. En esta primera fase el Portal del Aportante no acepta el cargue de planillas; tenga en cuenta que los documentos que soportan las transacciones deben ser conservados y custodiados por el empleador ya que pueden ser solicitados por cualquier autoridad administrativa, por el trabajador o por el extrabajador. Sin embargo, lo invitamos a que haga uso del portal de forma permanente pues Colpensiones estará realizando actualizaciones y mejoras al mismo pensando en la comodidad de gestión desde su oficina.
Última modificación 27-11-2017
¿Puedo corregir periodos anteriores al año 1994 por el Portal del Aportante?
No, el Portal del Aportante está diseñado para el manejo de pago en la vigencia del Sistema de Autoliquidación establecido por la Ley 100 de 1993.
Última modificación 27-11-2017
¿Puedo crear otros usuarios?
Sí, el representante legal tendrá el privilegio de crear /autorizar por el momento un usuario más, quien podrá ingresar con el usuario y contraseña asignada bajo la responsabilidad y autorización delegada.
Última modificación 27-11-2017
¿Puedo ingresar al portal web del aportante sin certificado digital?
Si, el registro debe ser realizado dando click en la opción registrarse; una vez allí el representante legal de la empresa deberá leer la política de tratamiento de información y dar su consentimiento sobre la misma; a continuación debe diligenciar el cuestionario que le permitirá autenticarse y adjuntar en PDF la cédula del representante legal, RUT y la Cámara de Comercio con una vigencia no superior a tres meses; luego le será asignado un usuario y contraseña que llegará al correo que el Representante Legal haya registrado en el cuestionario.
Última modificación 27-11-2017
¿Qué correcciones puedo realizar por el Portal del Aportante?
A través del libro “Corrección de inconsistencias en los pagos de aportes” se desplegaran dos opciones así: a. Aplicación de novedades de retroactivo a través de la cual se podrán registrar novedades uno a uno o registrar de forma masiva novedades de retiro y b. Corrección de inconsistencias de aportes a través del cual se podrán realizar correcciones a la información de los pagos de: -Tipo y número de documento del aportante. -Razón Social. -Ciclo de pago. -Correlacionar planillas de corrección. -Tipo y número de documento del cotizante. -Nombre del cotizante. Verifique que el dato a ingresar sea el correcto y corresponda a su trabajador, dado que las correcciones se hacen por una sola vez frente al mismo concepto de corrección y por el mismo trabajador. Tenga en cuenta que Colpensiones puede realizar las revisiones internas y requerir las evidencias que considere en cualquier momento dada la facultad de fiscalización.
Última modificación 27-11-2017
¿Qué debo hacer si tengo pensionados que aparecen en mi deuda? ¿Puedo enviar un listado para que Colpensiones los retire?
Cuando se está generando deuda presunta por personas pensionadas en Colpensiones, la administradora aplica procesos de actualización en la base de datos de manera permanente, buscando así los ajustes necesarios a la información de deuda del empleador. No obstante, con respecto a las personas pensionadas es importante que el empleador valide si la deuda corresponde a cotizaciones que él debe realizar para que el ciudadano alcance los requisitos de Ley para acceder a una pensión de vejez, o si la persona está identificada como cotizante exento de pago de aportes pensionales por requisitos cumplidos, pero se evidencia deuda por este ciudadano, el empleador deberá realizar el registro de depuración a través del portal aportante. Igualmente si aparecen deudas por trabajadores fallecidos, deberá verificar que la novedad de retiro se haya realizado en el mes y día en que se presenta el deceso en vigencia de la relación laboral.
Última modificación 27-11-2017
¿Qué es una deuda presunta?
La deuda presunta corresponde a la ausencia de pago o de omisión en el reporte de novedades de retiro, licencias o inconsistencias en los datos de aportante o trabajador, tales como tipo de documento y/o número de documento.
Última modificación 27-11-2017
¿Qué tipo de archivo puedo cargar en el Portal del Aportante?
Los únicos archivos que se pueden cargar en el Portal del Aportante son los solicitados al momento del registro que son en PDF y estos no deben pesar más de 10 MG, el archivo de medios magnéticos faltantes (en el formato que decida el aportante) y el archivo de retiros retroactivos masivos (en formato Excel).
Última modificación 27-11-2017
¿Tiene algún costo el uso del Portal del Aportante?
Recuerde que en Colpensiones todos los trámites son gratuitos y no requieren intermediarios, por lo tanto el uso del Portal Aportante no genera ningún costo pero su uso es responsabilidad del aportante.
Última modificación 27-11-2017
Cada cuanto se recomienda verificar si las correcciones o novedades registradas por el portal se aplican en mi estado de cuenta?
Es recomendable verificar los valores de la deuda de manera mensual para que mantenga actualizado su reporte y con el corte al cierre de mes. Esto garantiza que las historias laborales de los trabajadores también se mantengan actualizadas.
Última modificación 27-11-2017
Como aportante que funcionalidades puedo hacer por el Portal aportante?
A la fecha puede realizar lo siguiente: • Generar el estado de cuenta y conocer de manera consolidada y detallada todas las obligaciones por cotizante. • Corregir inconsistencias en el reporte de pago, como mecanismo para depurar y normalizar el estado de cuenta • Efectuar pagos de las deudas reales con Colpensiones por medio del canal de pagos PSE. • Obtener certificaciones de los pagos realizados a partir de octubre de 2012. • Realizar el cargue de medios magnéticos para completar el detalle de los pagos en la base de datos de recaudo. • Identificar los pagos efectuados por o a favor de empleados que registran inconsistencias con la afiliación en el Régimen de Prima Media.
Última modificación 27-11-2017
Cual es la competencia de la UGPP para establecer los estándares de cobro de las administradoras?
La facultad para que la UGPP establezca los estándares que las administradoras del Sistema de la Protección Social deben seguir para el cobro de la mora de los aportes a su cargo, fue otorgada por el parágrafo 1° del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, el cual refiere que “Las administradoras del Sistema de la Protección Social continuarán adelantando las acciones de cobro de la mora registrada de sus afiliados, para tal efecto las administradoras estarán obligadas a aplicar los estándares de procesos que fije la UGPP (…)”.
Última modificación 27-11-2017
Cuales son los lineamientos de la resolución 2082 de noviembre de 2016?
Es importante que conozca que la Resolución 2082 de noviembre de 2016, en la cual la UGPP establece las disposiciones sobre los estándares de cobro de aportes a la Seguridad Social con lo cual se pretende implementar prácticas que propendan por el mejoramiento de la gestión de cobro y la optimización de la cartera en mora.
Última modificación 27-11-2017
En caso que se registre de manera errónea el usuario de acceso adicional , como se puede corregir la información de registro?
El Representante Legal debe corregirlo por la funcionalidad libro de administración de usuarios. En el proceso de enrolamiento del 2do usuario. Es necesario que la persona que se está registrando aparezca en el RUT de la compañía, o se puede cualquier persona? No es necesario que este en el RUT.
Última modificación 27-11-2017
En los casos en los que los documentos adjuntos (cédula de representante legal y RUT, Cámara y Comercio) sean ilegibles y/o incompletos, como se le informará que la documentación esta incompleta o errada?
Actualmente si los documentos no son legibles se le informa al aportante a través de correo electrónico y en el mismo se le remite un link para su respectivo envío por este medio, que es exclusivo para este proceso.
Última modificación 27-11-2017
En los casos en que se está realizando el proceso de enrolamiento y en el paso de cantidad de empleados (para Empresas que con sucursales), se registra el número de empleados por sucursal o el número total que maneja la empresa a nivel nacional?
El dato que se necesita que el empleador registre corresponde al total de empleados de la empresa, no de la sucursal.
Última modificación 27-11-2017
En que fecha empieza a aplicar la Resolución 2082 las administradoras ?
En la actualidad se encuentra aplazada por la Resolución 539 de 28 marzo de 2017 que contempla su entrada en vigencia a partir de julio 01 de 2017
Última modificación 27-11-2017
En que me afecta como empleador la Resolución 2082 de 2016?
En caso que usted incumpla con la fecha límite del pago de las obligaciones pensionales mensuales conforme a lo establecido en el Decreto 1990 de octubre de 2016, Colpensiones se encuentra en la obligación de remitirle inicialmente un AVISO DE INCUMPLIMIENTO a fin de obtener su pago voluntario o la declaración de novedades omitidas.
Última modificación 27-11-2017
Para el proceso de enrolamiento de algunos de los dos usuarios, que proceso se deberá seguir en caso que no llegue el código PIN al correo electrónico o el código OTP al número celular?
Deberá comunicarse por el canal disponible a través del contact center para recibir la notificación y realizar el seguimiento del caso.
Última modificación 27-11-2017
Por que mecanismos puedo realizar el pago de aportes o la declaración de las novedades omitidas?
Puede hacer uso de la planilla M-PILA para realizar el pago y la Planilla N-PILA para realizar la corrección de una novedad omitida siempre y cuando sea dentro del mismo mes del pago realizado. Así mismo de estar fuera de la fecha mencionada puede realizarlo a través del Portal Aportante.
Última modificación 27-11-2017
Qué bondades ofrece el nuevo acceso?
Contar con alta seguridad para su empresa por cuanto cuenta con un certificado digital que ofrece reserva y confidencialidad de la información, así como la seguridad en el acceso, sin embargo recuerde que es importante guardar seguridad en el manejo de claves por cuanto son personales e intransferibles.
Última modificación 27-11-2017
Que es la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP)?
Es la entidad que controla las obligaciones de los empleadores con el fin de disminuir el GAP y la brecha pensional de las personas cuando adquieran la edad mínima de pensión o para efectos de cumplimiento de requisitos en la ocurrencia de un siniestro derivado de una invalidez.
Última modificación 27-11-2017
Que sucede si no he pagado los aportes y hago caso al Aviso de incumplimiento?
Colpensiones deberá aplicar los establecido en los estándares de acciones cobro hoy día en vigencia de la Resolución 444 de 2013 en tanto entra a aplicarse la resolución 2082 de 2016.
Última modificación 27-11-2017
Si quiero solicitar copia de las planillas de autoliquidación física con las que hice el pago. ¿Cómo las debo solicitar ante Colpensiones?
Se debe solicitar copia a la Gerencia Nacional de Gestión Documental, con los datos indispensables mínimos de número de sticker, fecha de pago y total de pago o copia del documento respectivo. Con que Decreto debo orientarme para hacer el pago de los aportes mensuales? Conforme a lo establecido por el Ministerio de Salud y Protección Social, a partir de marzo de 2017 entra en vigencia el decreto 1990 de diciembre de 2016, por lo cual lo invitamos a documentarse sobre el tema.
Última modificación 27-11-2017
Una vez cargado el medio magnético ¿Cuánto tiempo se ve reflejado ese período en la historia laboral? cargado?
Este proceso de acreditación es recomendable verificarlo al siguiente mes de su validación, no obstante no debe tardar más de 8 días hábiles en cargar, siempre que el archivo no tenga errores y sea rechazado (Mis transacciones); recuerde que Colpensiones no modifica la información suministrada por el empleador.
Última modificación 27-11-2017